Assistant de direction (h/f)

Missions principales

Assistanat & Administration
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion de l'agenda, des réunions, du courrier, des déplacements
- Rédaction de courriers, mails et documents
- Suivi des fournisseurs et des stocks

Gestion financière & Comptable
- Facturation mensuelle & relances
- Gestion des paiements et notes de frais
- Préparation des éléments comptables pour le cabinet externe
- Appui aux tableaux de bord et à la gestion administrative générale

Ressources humaines
- Administration du personnel, onboarding, congés, absences
- Mutuelle/prévoyance, médecine du travail
- Préparation des éléments variables de paie
- Contribution aux recrutements (annonces, entretiens)

Suivi des projets & chantiers (secteur indispensable)
- Préparation des certificats de paiement
- Vérification des agréments sous-traitants
- Mise à jour des tableaux financiers chantier
- Suivi des déclarations MAF, contentieux, sinistres, référés
- Interface avec BET, entreprises, fournisseurs

Communication de l'agence
- Mise à jour du site, portfolio, réseaux sociaux
- Réponses presse


Profil :
Expérience d'au moins 5 ans en assistanat de direction, idéalement acquise en cabinet d'architecture, maîtrise d'œuvre, BTP ou bailleurs sociaux.
Très bonne compréhension du vocabulaire technique, des process chantiers, de la MAF, des certificats de paiement et des procédures administratives associées

Compétences :
- Organisation, rigueur, polyvalence
- Excellente expression écrite & orale
- Aisance relationnelle, sens du service
- Appétence pour les chiffres
- Très bonne maîtrise d'Excel et du Pack Office
- InDesign (apprécié)
- SAGE = un plus

Qualités humaines essentielles :
- Sourire, bonne humeur, dynamisme
- Disponibilité, fiabilité, discrétion
- Constance, capacité à anticiper
- Esprit d'équipe et sens de la confidentialité

Modalités de recrutement
- Références professionnelles obligatoires
- Premier échange avec Perles Office
- Entretiens avec la direction (deux interlocuteurs)