RESPONSABILITÉS :
· LE POSTE ET SES MISSIONS PRINCIPALES
Le/la gestionnaire des stages assure la gestion administrative des stages des étudiants paysagistes et stages ouvriers ingénieurs, il/elle saisit et met à jour la base de données des stages, transmet les offres de stages aux étudiants. Le/la gestionnaire assure l'utilisation et l'optimisation du logiciel Arexis utilisé pour les stages et l'alternance.
Le poste est rattaché au service des partenariats.
· ACTIVITÉS PRINCIPALES
• Gestion des stages paysagistes
- Assurer la gestion administrative des stages étudiants paysagistes : gérer les conventions de stage, faire valider en amont les sujets par les équipes pédagogiques, gérer les avenants et les attestations de fin de stage
- Veiller à la conformité juridique des conventions selon la réglementation en vigueur.
- Saisir et mettre à jour la base de données des stages paysagistes,
- Gérer le calendrier des périodes de stage en lien avec l'équipe pédagogique.
- Prospecter et transmettre les offres de stages aux étudiants paysagistes
- Répondre aux questions des enseignants sur les problématiques liées aux stages ENP
- Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et le reporting de la gestion des stages
• Gestion des stages ouvriers ingénieurs
- Assurer la gestion administrative des stages ouvriers : gérer les conventions de stage, faire valider les sujets, gérer les attestations de fin de stage
- Veiller à la conformité juridique des conventions selon la réglementation en vigueur
- Gérer le calendrier des périodes de stage
- Saisir et mettre à jour la base de données des stages
- Préparer les documents nécessaires pour les jurys
- Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et le reporting de la gestion des stages
- Informer les étudiants sur l'ensemble du process
La gestion des stages est effectuée sur le logiciel Arexis. Le gestionnaire doit veiller au déploiement et au suivi de l'outil auprès des étudiants en leur apportant un appui dans la prise en main, en identifiant les éventuels dysfonctionnements, en proposant des adaptations pour le paramétrage du logiciel, en participant aux phases de test lors des évolutions du logiciel.
• Missions transverses
- Participer aux activités transverses du service et à l'organisation d'évènements
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances
- Culture internet
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
Savoir-faire opérationnels
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Capacité d'analyse fonctionnelle
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser avec expertise les outils bureautiques
Savoir-être
- Réactivité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Capacité à faire preuve d'initiative
- Capacité à travailler dans l'urgence (priorités) et à respecter les délais
Poste à temps incomplet (50%)
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