Vos missions en quelques mots Sous l’autorité du Directeur Général des Services l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente dans l’optimisation de la gestion de l’activité (gestion d’agenda, communication, préparation de réunions, accueil, Conseils municipaux). Il recueille et traite les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité. Il assure le lien avec le Cabinet du Maire et les élus. Accueil et information • Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction générale • Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs • Diffuser l’information auprès des différentes directions Secrétariat • Gérer l’agenda du Directeur Général des Services • Organiser les réunions : convocations, réservations, préparation des documents et transmission • Concevoir, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et rapports • Assurer la gestion et le suivi du courrier et des parapheurs • Réaliser le classement et l’archivage ainsi que la mise à jour de bases de données et de fichiers • Mettre en œuvre la GED Gestion administrative • Prendre en charge le suivi de dossiers de la Direction • Œuvrer en lien avec le service juridique et des assemblées pour l’organisation des conseils municipaux et leur sécurisation • Gérer l’ensemble de la logistique de la Direction • Elaborer et suivre des tableaux de bords liés à la gestion du courrier en lien avec le service éponyme. Profil recherché - Savoirs : • Notions d’organisation de gestion du temps de travail • Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et de leurs processus de décision • Règles de l’expression orale et écrite de qualité • Techniques de secrétariat • Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu - Savoir-faire : • Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences • Savoir prendre des notes, rédiger des courriers, des comptes rendus et des rapports • Maîtrise de l’outil informatique, (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)… - Savoir-être : • Discrétion et sens du devoir de réserve • Réactivité, capacité à anticiper • Rigueur et méthode • Autonomie et sens des responsabilités • Aisance relationnelle • Force de proposition • Implication et disponibilité • Rapidité d’exécution • Etablir une relation de confiance avec le DGS et les élus
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