Cdi - assistant·e programme h/f

VOS MISSIONS Rejoignez la direction ES (Équipements Systèmes) et le site d'Ollioules qui accueille des activités de conception, de développement et d'intégration à bord de systèmes informatiques de haute technologie équipant les navires de la Marine nationale et des clients internationaux. Le service PMO & Offres SETIS 3.0 a la charge d'apporter le support en gestion de projet et offres à tous les programmes Bâtiments de Surface de 1er Rang. Entourée d'une équipe de 15 collaboratrices et collaborateurs aux profils variés, composée de responsables industriels d'offres, de responsables gestion documentaire, de planificateurs et de responsables management des opérations. Vos principales missions seront le soutien aux programmes BS et PF à Saint-Mandrier. Assistant.e Programme dans le service PMO et Offres c'est : 1. Organisation de l'agenda des lots de programmes - Répondre aux sollicitations des différents lots de programmes pour organiser leurs réunions et évènements en gérant toute la logistique associée - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques - Accueillir physiquement les invités aux réunions organisées par les lots de programme - Préparer et contrôler les dossiers confiés par les lots de programme (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc) - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers 2. Gestion des accès & interventions en PF - Centralise les demandes et s'assure de la faisabilité en accord avec les managers et responsables PF. - Assure un support aux responsables PF de Saint-Mandrier pour les livraisons et interventions sur place. 3. Gestion, suivi, archivage des comptes rendus et documentation - Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information en physique et numérique) - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc) - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons 4. Communication - Rédiger et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, etc) - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant) Les de l'offre - Autonomie dans l'organisation du travail - Missions variées et stimulantes - Évolutions possible