Votre mission
Rattaché(e) à la Direction, vos missions principales seront les suivantes :
- Logistique et administration du personnel
- Organisation des agendas, formations, réunions ou séminaires avec de multiples intervenants et gestion des déplacements (ordres de mission et notes de frais, réservations hôtels, transports, salles de réunion)
- Assurer la gestion administrative et logistique du personnel de l'entité ; gérer les demandes d'habilitations, les commandes de matériel informatique et des fournitures de bureau
- Suivi du processus d'accueil de stagiaires, détachés et alternants après la sélection du candidat et gestion des nouveaux arrivants (bureau, IGG, matériel informatique)
- Secrétariat
- Assurer le rôle de Gestionnaire d'Information (gérer les accès au répertoire partagé, suivi des habilitations) mise à jour des documents internes (organigramme, liste tél, politique de
conservation des documents, conformité et politique cadeaux)
- Suivi et coordination des faits marquants et rapports d'activité de la direction,
- Archivage des dossiers et documents pour l'ensemble de la direction, et mise au coffre des contrats (E-traces).
- Participation à l'organisation du panel d'avocats de la fonction juridique
- Emission des lettres d'engagement d'avocats et gestions de commandes
- Assister les différents responsables de l'entité dans la gestion de leurs dossiers, notamment en lien avec l'organisation du service
- Comptabilité
Assurer la fonction de Correspondant comptable de la Direction, avec prise en charge du suivi de la facturation (moyenne de 80 à 100 factures / mois) :
- Traitement des pièces comptables SAP, suivi de facturation (imputation, saisie et mise en paiement)
- Participation à l'élaboration des budgets et prévisions clôture en étroite collaboration avec le contrôleur de gestion ;
- Création et mise à jour des comptes fournisseurs, et les assister pour enrôlement ebilling le cas échéant (Sy by Cegedim)
- Gestion des comptes marques ouverts auprès de tiers : offices de marques (OMPI, EUIPO, INPI), notaires et traducteurs (certification de signature, apostille etc.)
- Gestion des réclamations relatives aux factures (en lien avec comptabilité, juriste ou gestionnaire de marque et fournisseur) : instruction et résolution des réclamations venant des fournisseurs pour défaut, retard de paiement, ou difficulté d'identification des factures liée à un paiement global
- Gestion des facturations et refacturations (entités internes et externes)
Votre profil
Expérience significative sur un poste similaire : 2-3 ans min
Rigueur / organisation / gestion des priorités / Qualités relationnelles / Culture de la confidentialité
Informations complémentaires :
- Poste à pourvoir dans l'immédiat
- Contrat de 35H du lundi au vendredi
- Rémunération : 30-36k brut /an
A propos de nous
LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement et évaluation d'experts, cadres et dirigeants, vous accompagne tout au long de votre carrière et s'assure que vous soyez " Ready For Next ".
A votre écoute, nos experts en recrutement vous guident pour aller de l'avant et faire évoluer votre carrière vers la prochaine étape.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.