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Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Placée sous la responsabilité de la Directrice Générale du, la direction du Secrétariat Général, composée du Directeur et de quatre Agents, assure l’organisation et le suivi du Conseil d’Administration, la gestion des affaires juridiques, du contentieux, des archives et la gestion du courrier interne et externe. Elle est également responsable de l’organisation et du suivi du Registre Communal des Personnes Vulnérables ( et de la médiation sociale.
La direction du Secrétariat Général garantit la protection des données, veille à la conformité des traitements et s’assure de l’application du cadre réglementaire en vigueur.

Vous exercez vos fonctions sous la responsabilité de la Directrice du Secrétariat Général, en binôme avec l’autre agent dédié à l’accueil téléphonique. Ensemble, vous assurez une prise en charge continue et coordonnée des appels. Missions / conditions d'exercice - Assurer et garantir un accueil téléphonique de qualité pour les publics externes : usagers, élus, partenaires, fournisseurs, … durant les plages horaires définies ;

- Analyser la demande, reformuler les questions de l’interlocuteur en vue d’une meilleure compréhension, et orienter soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent ;

- Assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent…) ;

- Appliquer et veiller au respect des consignes d’écoute, de disponibilité, de courtoisie, de bonne tenue et d’accompagnement de l’usager dans le traitement de sa demande ;

- Répondre aux questions simples, de premier niveau sur la base de la documentation fournie ;

- participer à la continuité du service par la prise en charge de tâches administratives courantes en appui à l’équipe du Secrétariat Général, en cas d’absence ou de besoin ponctuel.

Rythme de travail : 36h30/semaine du mardi au samedi midi. Profils recherchés - Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un ,
- Connaissance de l’environnement institutionnel,
- Maîtrise des techniques d’accueil et de communication orale et écrite,
- Connaissance et maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook) et des outils informatiques de gestion des appels téléphoniques, goût pour les nouvelles technologies,
- Expérience de travail en standard, dans un service d’accueil et/ou sur des fonctions administratives souhaitée,
- Grande aisance relationnelle et diplomatie,
- Capacité à gérer ses émotions et à faire face au stress,
- Sens de l’écoute, patience et empathie,
- Qualité organisationnelle, rigueur et réactivité,
- Capacités d’analyse et rédactionnelle,
- Capacité d’adaptation et à travailler en équipe, polyvalence,
- Sens du service public,
- Sens de la discrétion et de la confidentialité indispensable.