Vos missions en quelques mots Le PMS est composé aujourd'hui de 4 assistants de catégorie C. L'assistant(e) affecté au PMS a pour mission de fournir un appui administratif et organisationnel aux services. Il/Elle garantit les activités suivantes : - mettre à jour le chrono des courriers entrants - suivre les parapheurs soumis par les services au visa ou à la signature de la direction - préparer les parapheurs soumis au Préfet - réaliser le contrôle qualité et la mise sous pli du courrier sortant - publier des arrêtés et des décisions au recueil des actes administratifs - répondre aux messages des deux boîtes fonctionnelles - réserver des salles - répondre aux appels résiduels du standard - préparer l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec les services et le secrétariat général commun - saisir les états de frais mensuels de l'architecte et du paysagiste conseils dans CHROUS DT - venir en appui des services pour l'organisation d'évènements (préparation des feuilles d?émargement, des chevalets,) - assurer l'approvisionnement et la mise à disposition des fournitures de bureau - préparer des tableaux de suivi (congés, grévistes). L'assistant(e) du pôle est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du pôle de secrétariat et de son adjointe. Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction. Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui. A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené(e) à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs à la DDT. Profil recherché Afin d'assurer les différentes activités, les compétences suivantes seront nécessaires : Compétences techniques : maîtrise des outils bureautiques et informatiques (LibreOffice, Le Parapheur, Mélanie, CHORUS DT, Limesurvey) Compétences transversales : sens de l'organisation, rigueur, aptitude à rendre compte. Compétences relationnelles : sens du travail en équipe, discrétion, sens de l'accueil Elles pourront s'acquérir par la formation ou le compagnonnage. Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter violaine.moniot@yvelines.gouv.fr thomas.petitguyot@yvelines.gouv.fr
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