Assistante administrative technique

À propos de nous

Le Centre hospitalier d’Arles est un établissement public de santé dynamique, il offre un cadre professionnel stimulant et équilibré, ainsi que des opportunités de carrière importantes. Certifié par la HAS en 2024, il regroupe plus de 1200 professionnels, ce qui en fait le premier employeur de la Ville. Au cœur d’un bassin de population de 200 000 habitants, il est un acteur essentiel de la santé publique en Provence, de la Camargue à la Crau et jusqu'aux Alpilles. Intégré à une Direction commune avec les Hôpitaux des Portes de Camargue sur Beaucaire -Tarascon, ainsi que quatre EHPAD situés dans les Alpilles, le Centre hospitalier d’Arles se positionne comme le troisième acteur hospitalier majeur de Provence en nombre de lits et de professionnels. Cette affiliation élargit les horizons professionnels et offre des perspectives de carrière attractives à travers tout le territoire. Grâce à des collaborations étroites avec les acteurs économiques régionaux et à un service dédié, l'établissement propose un accompagnement sur-mesure aux nouveaux professionnels désireux de s'installer dans la région.


Mission

MISSION

Réaliser les opérations administratives inhérentes au service technique, en appliquant les procédures et

Règles du code de la commande publique.



ACTIVITES PRINCIPALES

GESTION ADMINISTRATIVE DU PROJET DE MODERNISATION

- Participe au suivi administratif, financier du projet de modernisation en lien avec l’ingénieur travaux

- Assistance administrative auprès de l’ingénieur technique pour le projet de modernisation (courrier, suivi des chrono, organisation groupe de travail, salle de réunion, CR, archivage des documents etc.)

- Communication en lien avec le projet de modernisation, rédaction des notes d’informations

- Passation des commandes (OS), réception, liquidation des commandes du projet de modernisation (15 lots de marchés de travaux) en prenant en compte les retenues de garanties, les révisions de prix et toutes les modifications contractuelles des marchés en cours d’exécution. Suivi des marchés de travaux liés au projet de modernisation via deux outils métier Magh2 (GEF) et Ediflex (outil de suivi et validation des situations dédié au projet de modernisation).



SUIVI DES DEPENSES TECHNIQUES

- Contribue et participe au contrôle de gestion achat en lien avec l’attachée de la direction des ressources matérielles.

- Suivi budgétaire et financier des comptes achat techniques dans le cadre des suivis budgétaires trimestrielles avec la DAF

- Suivi des opérations, projets, subventions en lien avec le service technique.

- Encadre les gestionnaires de comptes techniques (3 gestionnaires) : suivi des congés, assure la continuité de service, entretien individuel, aide opérationnelle au quotidien.



CERTIFICATION DES COMPTES CYCLES ACHAT ET IMMOBILISATION :



- Mise en œuvre du plan d’actions 2025-2026 (Cycle Immobilisation appliqué aux recettes et dépenses des services techniques)



GESTION DES STOCKS DES ATELIERS TECHNIQUES

- La révision du processus

- Les sorties de stock (via logiciel MAGH2 et OPTIM)

- La suppression des codes produits dormants,

- La gestion des codes produits (mise à jour)



GESTION DE LA REGIE DU SELF et de la régie TV patient via HOPPEN

- La gestion de la comptabilité et de la régie

- Suivi de la dépense via un tableau Excel et archivage

- Gestion des paiements (envoi des chèques à la trésorerie)



SUIVI DES ASSURANCES

- Passation des dotations annuelles

- Gestion des sinistres automobile, dommages ouvrage, RC et DAB.



Gestion des ventes d’occasion via le site d’enchères en ligne AGORASTORE

- Inventaire, création catalogue

Mise en ligne et suivi : gestion des questions + réponses

Gestion des retraits

Clôture des ventes : arrêt assurance, sortie inventaire


Profil

COMPETENCES – PROFIL

- Aisance avec les chiffres

- Rigueur

- Esprit d’initiative et aptitude à la communication

- Appétence à la négociation.

- Disponibilité, relationnel

- Loyale

Habilitations SI métier GEF : Domaine ECMA et Ediflex



FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES REQUISES



- Bac général (niveau IV), Bac professionnel (niveau IV)



Ø Horaires : 37h30 heures hebdomadaires du lundi au vendredi ouvrant droit à 15 jours de RTT

Ø Connaissance des bases de la comptabilité hospitalière et de la règlementation des marchés publics

Ø Connaissance du logiciel de gestion hospitalière e-MAGH2, CHORUS, EDIFLEX

Ø Connaissance des outils de bureautique WORD et EXCEL