Le gestionnaire exercera au sein de la direction de la formation et de la gestion des cursus (DFGC), direction qui a pour mission de coordonner la mise en œuvre de la politique universitaire en matière de formations et de suivi des cursus des étudiants, en lien avec les composantes de formation.
A/ Gestion formation
Le Gestionnaire aura pour mission d’accompagner les actes de scolarité induits par le suivi des étudiants inscrits en licence « sciences et société » en appui aux équipes pédagogiques. A ce titre, il se coordonnera avec les responsables de la mention, préparera les réunions de l'équipe pédagogique (dont elle fait partie), y participera et rédigera des PV de ces réunions.
Cette licence a vocation à développer des parcours personnalisés d'étudiants adaptés à leur besoin en entrée de cycle, à conforter la modularisation de la formation en blocs de compétences cohérents, à expérimenter la désannualisation progressive des formations et à développer des pédagogies actives.
En pratique, le gestionnaire assurera, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice adjointe de la DFGC, les missions suivantes :
* Modélisation de la formation dans l’outil de scolarité avec élargissement progressif à la désannualisation, la flexibilisation des rythmes et la personnalisation des enseignements
* Caractérisation des freins et des leviers pour une articulation des procédures d’inscriptions entre les différentes unités de formation auxquelles sont inscrits les personnes étudiantes, ainsi que la répartition des éléments constitutifs des enseignements suivis (parts socle et ouverture)
* Vérification et accompagnement des IP (inscriptions pédagogiques) des étudiant.e.s
* Affectation des étudiants dans les groupes de TD
* Suivi, vérification et contrôle de la cohérence des emplois du temps (EDT) des étudiant.e.s en articulation étroite avec les unités de formation dans lesquels les étudiant.e.s suivent des enseignements, l’offre transverse nécessitant une coordination des EDT entre unités de formation et une concertation pour une priorisation des enseignements dans la conception des EDT
* Mise en place d’un calendrier coordonné des activités d’évaluations des acquis des étudiants, en cohérence avec les emplois du temps des différentes unités de formation concernées pour l’offre transverse
* Coordination des ajustements ponctuels qui concernent plusieurs périmètres : emplois du temps, évaluations, etc.
Appui à l'accueil et à l'accompagnement des étudiants
* Gestion des demandes d'information (mail, téléphone et présentiel)
* Mise à jour des informations misent à la disposition des étudiants : affichage de l’offre, emploi du temps, groupes d’étudiants, relevés de notes, etc...
* Diffusion d’annonce auprès des étudiants et/ou de l’équipe pédagogique
Appui à l'organisation des évaluations des acquis et à la saisie des notes des étudiants
* participation à l’organisation des différentes modalités d’évaluation présentielles ou hybrides
* suivi des résultats aux évaluations des étudiants du nouveau cursus (statistiques)
* appui à la mise en place et à la gestion du contrôle continu intégral (appui à la coordination)
Appui à la mise en œuvre de processus de scolarité spécifiques aux étudiants
* suivi des étudiants inscrits dans les différentes formations (4 sites existants) : identification de cohorte
* suivi des progressions des étudiants, le cas échéant sur plusieurs années, et organisation des commissions de BCC (bloc de compétences et de connaissances)
* Organisation des jurys de diplomation, édition et contrôle des PV de délibération et relevé de notes
* Réservation de locaux pour les enseignements et les évaluations
Contribution à la réflexion sur l'accompagnement des formations transverses à partir de l’expérience du CPES (aspects de scolarité en particulier)
* Caractérisation des modalités d’accompagnement et de l’impact de ses évolutions sur les missions des scolarités
* Définition des besoins en matière d’outils à déployer pour appuyer cet accompagnement
B/ Appui technique sur l’outil de scolarité :
Le Gestionnaire aura pour mission d’accompagner les travaux de fiabilisation de mise en œuvre des procédures dans l’outil de scolarité
Accompagnement des gestionnaires des collèges et instituts
* Formation sur l’outil APOGEE
Accueil des nouveaux arrivants sur les postes de gestionnaires de scolarités et mise à disposition de supports d’accompagnement sur les différents modules de l’outil (mise à jour de l’intranet).
* Réponse aux demandes d’assistance
Caractérisation des difficultés rencontrées par les référents SI des collèges et instituts pour y apporter des réponses en sollicitant au besoin, les services supports de l’AMUE.
Fiabilisation des données
* Vérification dans l’outil de scolarité, de la bonne adéquation des saisies d’informations aux règles de référencement pour permettre de fiabiliser les données statistiques communiquées en interne et en externe à l’établissement. Un contrôle rigoureux des données saisies est impératif sur les opérations d’inscriptions administratives et le suivi des résultats.
* Fiabilisation des données liées aux inscriptions administratives d’étudiants en formation initiale pour définir le calcul du montant de reversement par le CROUS, de la CVEC à l’établissement
Au sein de la DFGC, le gestionnaire de gestion des cursus participe activement à la mise en œuvre opérationnelle de cursus personnalisés au sein des formations de l’université de Bordeaux, soutenus par le programme NCU NewDEAL.
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