Mission principale
Assurer le bon fonctionnement administratif de la structure en prenant en charge les tâches de secrétariat, d'organisation et de gestion des informations.
Activités principales:
1. Accueil et communication
- Accueillir les visiteurs de la filiale VIATEC
- Gérer les appels téléphoniques (réception, filtrage, orientation)
- Traiter les emails et le courrier entrant/sortant
2. Gestion administrative
- Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, notes.)
- Classer et archiver les dossiers (papier et numérique)
- Mettre à jour les bases de données
3. Organisation et suivi
- Gérer les agendas et les rendez-vous
- Organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers)
- Assurer le suivi de dossiers administratifs
4. Gestion des appels d'offres (marchés publics)
- Assurer la veille des appels d'offres
- Télécharger et analyser les dossiers de consultation (DCE)
- Constituer les dossiers de réponse (pièces administratives, techniques.)
- Déposer les candidatures sur les plateformes dématérialisées
- Assurer le suivi des réponses et des attributions
5. Gestion commerciale et financière
- Établir et suivre les devis
- Réaliser la facturation clients
- Assurer le suivi des encaissements
- Effectuer les relances en cas d'impayés
- Mettre à jour les tableaux de suivi (CA, facturation, règlements.)
6. Support aux équipes
- Assister les managers ou services dans leurs tâches administratives
- Préparer des tableaux de suivi (Excel, reporting.)
Compétences requises:
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel.)
- Bonne qualité rédactionnelle
- Connaissance des procédures administratives
- Notions en marchés publics (appels d'offres)
Compétences comportementales
- Organisation et rigueur
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Bon relationnel
- Polyvalence et réactivité
Conditions de travail
- Lieu: Bastia (siege social)
- Horaires : MI-TEMPS
- Type de contrat : CDI
Profil recherché
- Formation: Bac à Bac +2 (secretariat, gestion administrative.)
- Expérience : souhaitée sur un poste similaire, idéalement avec gestion des appels d'offres et facturation
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