Assistante administrative & formation (h/f)

Vos missions :

- Accueil téléphonique : orienter et renseigner les prospects et/ou apprenants

- Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et éventuellement les transmettre au bon interlocuteur

- Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, etc.) et transmettre les informations (e-mails, notes, etc.) pour le compte du service FOAD

- Classer des documents, les ranger et les archiver si besoin

- Utiliser les outils numériques

- Préparer ou établir des propositions commerciales et élaborer des devis

- Gérer les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les collègues de travail et la direction

- Alimenter et actualiser la base de données des prospects et des apprenants, classer, archiver les dossiers et les documents.

Missions : Suivi des apprenants de la FOAD

Activités :

- Prendre en charge le suivi complet de dossiers de l'inscription dans la structure à la sortie de formation

- Assurer la relation apprenant/client de la prise de contact à la sortie de formation

- Préparer les dossiers d'inscription à l'examen

- Gérer les dossiers de financements

- Mettre à jour, clôturer les dossiers des apprenants

Missions : Gestion des formations courtes

Activités :

- Traitement des mails et appels entrants avec analyse des besoins

- Rédaction des conventions de formation

- Rédaction et envoi devis + relance

- Mailing (programmation formations courtes sur les 3 mois à venir)

- Création des dossiers administratifs

- Convocation aux sessions de formations courtes

- Réalisation et envoi des attestations de formations courtes

- Planification semestrielle des sessions de formations courtes (en lien avec la responsable pédagogique)

- Création des dossiers de formation à transmettre aux formateurs

- Clôture du dossier et envoi des attestations de fin de formation

- Suivi du tableau financier

- Réalisation des CR de réunion

- Gestion des déplacements du personnel