Le(la) titulaire du poste assure les tâches normalement dévolues à un secrétariat (gestion du courrier, accueil téléphonique, travaux bureautiques .) auprès du directeur interrégional, de l'adjoint au directeur interrégional, du secrétaire général et du chef de bureau et de l'adjoint.
Placé(e) sous l'autorité de l'adjoint au chef du bureau des affaires générales, il assure les tâches normalement dévolues à un secrétariat auprès du directeur interrégional, de l'adjoint au directeur interrégional, de la secrétaire générale et du chef du bureau.
Il(elle) contribue au bon déroulement des activités du service et assurant des fonctions d'assistance aux responsables dans l'organisation quotidienne du travail
Vos activités principales
En lien avec l'adjoint du chef de BAG (Bureau des Affaires Générales) sécurise l'échelon de la direction vis-à-vis des échéances (ordre du jour, dossier préparatoires, interlocuteurs).
Point d'entrée des appels sur la ligne directe du DI (filtrage).
Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
Gestion du courrier :
Gestion du courrier arrivée et départ (enregistrement, numérisation, transmission, suivi de consignes éventuelles données par la direction.
Distribution aux différents départements.
Travaux bureautiques : tâches administratives courantes et travaux de bureautique.
Conception et réalisation de support et de courriers divers, rédaction, mise en forme, préparation des dossiers de réunion et des classeurs de permanence.
Mise à jour des annuaires internes et externes, d'organigramme.
Création des ordres de mission du bureau et gestion des habilitations de conduite des agents du siège.
Gestion des agendas de l'équipe de direction.
Accueil physique et téléphonique.
Autres activités :
Prend en charge de dossiers délégués par le chef de BAG ou son adjoint
Gestion de l'arrivée des nouveaux personnels en lien avec les départements concernés (DRHRS, DSI.).
Soutien administratif du service communication et de la mission d'appui et de conseil.
Gestion des archives de la direction et du BAG, voire des structures en lien avec la DAP.
Gestion des demandes d'achats nécessaires au bon fonctionnement du service.
Gestion des réservations de véhicules et des salles de réunion.
Soutien aux préparations de la logistique des réunions sur sites et extérieures (des chefs d'établissements et directeurs de SPIP.) ou des déplacements nécessaires à la réalisation des missions (réservation des moyens de transports, hôtels.),
Soutien logistique des actions de mise en valeur des personnels
Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
En l'absence du chef du BAG ou de l'adjoint, rédaction des comptes-rendus de réunion.
Horaires à couvrir de 7h00 à 18h30
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