Assistant de pôle habitat - f/h

Définition du poste

Au sein de la direction territoriale Est et sous la responsabilité de la/du Chef.fe de service Habitat, vous assistez notamment la/le chef.fe de service et l’équipe des collaborateurs en charge de l’entretien maintenance dans le suivi administratif et financier des activités du pôle.

Vous pouvez également intervenir en assistance sur des dossiers du pôle Patrimoine. Ce poste mutualise en effet les activités du pôle Habitat et du pôle Patrimoine de la direction territoriale.

Vous pourrez enfin être sollicité.e afin de permettre la continuité de service de la direction, notamment lors des périodes d’absence des autres assistant.es.

Missions principales

Assistanat :

·Organisation et gestion des agendas

·Prise de notes et comptes-rendus

·Centralisation, organisation, coordination des informations du pôle

·Participation aux réunions d’information et d’animation des équipes opérationnelles

·Réception, enregistrement et diffusion du courrier

·Suivi du planning des absences (congés, maladie, formation, …)

·Gestion des EPI attribués aux collaborateurs

Activités spécifiques :

·Suivi des réclamations des locataires à la signature de la direction et des délais de réponse, en lien avec les opérationnels concernés (Salesforce, courriels, …) de la direction territoriale et des agences de proximité

·Suivi administratif et gestion des marchés d’entretien (courriers, pénalités, bons de commande, rappel et actualisation des procédures, secrétariat des réunions et des sessions de formation, rédaction des fiches marchés, suivi des disponibles budgétaires marchés, …), en lien avec la/le responsable entretien maintenance

·Suivi administratif liée aux IGH, en lien avec la/le chef.fe de service patrimoine et la/le responsable entretien maintenance

·Suivi des alertes liés aux chaufferies collectives et aux ascenseurs, en lien avec les chargés d’entretien maintenance

·Organisation et secrétariat de la mission de coordination des demandes de transfert en lien avec la/le chef.fe de service habitat

·Organisation et secrétariat des revues patrimoniales trimestrielles avec les agences en lien avec la/le chef.fe de service patrimoine

·Organisation et secrétariat des points risques bâtimentaires trimestriels avec les agences en lien avec la/le chef.fe de service patrimoine

·Organisation et secrétariat de la revue de commercialisation, en lien avec la/le chargé(e) de suivi d’activité

·Suivi administratif des assurances, en lien avec les collaborateurs dédiés du pôle et les chargés d’opérations pour la mise en place des garanties Dommages Ouvrages

·Suivi administratif des sinistres, en lien avec les collaborateurs dédiés du pôle

Profil recherché

Bac +2/3 dans les domaines de la gestion immobilière, de la comptabilité, de l’assistanat ou niveau acquis par expérience

·2 à 5 ans d'expérience souhaitée dans le domaine

·Rigueur, gestion des priorités, respect des délais, adaptabilité

·Empathie, esprit d’équipe

·Qualités rédactionnelles (courriers, notes, tableaux, rapports, …)

·Maîtrise des outils bureautiques Outlook, Word, Excel, Powerpoint…

·La connaissance de Salesforce et de IKOS serait un plus