Il assure l'ensemble des tâches liées au règlement et suivi des factures des majeurs protégés, au virement des mises à disposition financières, au suivi des dépenses de santé et au reversement de l'aide sociale en étroite collaboration avec le Chef du Service Gestion.
Il rend compte à travers les relations quotidiennes de travail et les réunions de service de son activité tant au Chef du Service Gestion, aux délégués qu'à la Directrice selon leur degré de responsabilité. Par ses actions, il contribue à la qualité de prise en charge des majeurs protégés.
Missions Principales :
- Assurer la gestion flux entrants et sortants des pièces comptables
- Assurer la gestion, la vérification et le suivi des factures des majeurs
- Assurer le suivi des dépenses de santé
- Assurer le suivi de l'aide sociale
- Assurer la gestion des services généraux
Activités
Assurer la gestion des flux entrants et sortants des pièces comptables
- Réception, tri, numérisation et indexation des différentes factures (prélèvement, bon d'achat, soin, Avoir.) et courriers émis aux fournisseurs
Assurer la gestion, la vérification et le suivi des factures des majeurs et des demandes de paiements des mandataires et des plans de surendettement
- Vérifier la conformité des factures
- Préparation et envoi des courriers pour erreur de règlement
- Vérification des RIB et enregistrement des nouveaux RIB validés par un Administrateur
- Suivi et traitement des avoirs fournisseurs
- Établissement des chèques
- Vérification des plans de surendettement et des virements entre comptes de majeur saisis par les mandataires
Assurer le suivi des dépenses de santé
- Traitement des feuilles de soins et globalement de toutes factures ayant trait à des soins médicaux.
- Assurer le suivi des remboursements des soins :
Courrier pour demander les feuilles de soin auprès des médecins et les factures acquittées aux prestataires de santé
Suivi des comptes Améli et mutuelle
Courrier aux mutuelles
Assurer le suivi de l'aide sociale
- Procéder au reversement de ressources
Gestion des notifications (paramétrage, contrôle et régularisation des participations forfaitaires)
Chaque trimestre, génération dans Uni-T et envoi des tableaux de reversement de ressources aux conseils départementaux, aux ESMS et aux EHPAD.
Autres activités
- Participer aux réunions de service ou d'équipe.
Missions complémentaires - Services Généraux et support administratif :
- Demander des devis et réaliser des commandes d'achats (fournitures, prestations diverses, maintenance).
- Effectuer des réservations liées aux déplacements (transports, hôtels) ou à l'organisation d'événements (salles, repas, matériel).
- Participer à la gestion de la flotte (déclaration de sinistres, suivi de l'utilisation de la flotte, suivi auprès des assurances et prestataires).
- Assurer un rôle de support auprès de la direction (préparation de documents, suivi de dossiers transverses, mise en forme de présentations).
- Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et à la bonne gestion logistique quotidienne.
Formation initiale/expérience
- Formation comptable de Niveau bac minimum
Savoir
- Connaissance en matière de plan comptable
- Connaître l'architecture et les fonctionnalités du système informatique comptable et des différents progiciels utilisés.
- Connaître les règles RGPD
- Connaître le fonctionnement et les compétences du service (dont le projet de service)
Compétences
Savoir-faire
- Aptitude pour le travail d'équipe
- Savoir respecter et s'adapter aux échéances et aux flux en distinguant les priorités et les urgences
- Savoir appliquer les normes et les procédures
- Savoir détecter les risques d'erreurs et déceler les anomalies,
- Capacité à faire preuve d'autonomie et de polyvalence
- Sens de la rigueur et de l'organisation
- Savoir rendre compte
- Maîtriser les techniques de communication
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