Secretaire medical - rhumatologie - pole specialites medicales - h/f

Description :

Le secrétariat du service de Rhumatologie se compose de cinq secrétaires, réparties entre les activités de consultation, le secteur d’hospitalisation et l’hôpital de jour (HDJ).

MISSIONS PRINCIPALES

* Accueil téléphonique ligne d’hospitalisation partagée (matin/après-midi)
* Accueil physique (délégués médicaux, internes, externes, ARC..)
* Gestion et préparation du dossier médical
* Coordination du parcours patient
* Archivage numérique

ACTIVITÉS AU QUOTIDIEN

*
Gestion administrative liée au secteur d’hospitalisation : relecture et mise en forme des lettres de liaison, numérisation, envoi des courriers patients, archivage

*
Travail en binôme pour l’accueil téléphonique du secteur d’hospitalisation

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Prise de rendez-vous via Dx Planning

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Saisie et gestion des courriers de consultation pour les médecins référents

*
Gestion des questionnaires douleur

*
Gestion de la téléexpertise

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Création de documents types

*
Utilisation du logiciel SPARK pour l’archivage et la gestion des dossiers patients

*
Réception, tri et distribution du courrier interne et externe, ainsi que des fax liés à l’hospitalisation

*
Transmission des dossiers patients à la demande de la direction de la clientèle

*
Gestion des mails, y compris la boîte mail générique du service (en alternance avec l’équipe)

*
Assurer la continuité des activités en cas d’absence de collègues (secrétaire d’HDJ, binôme, etc.)

*
Tâches partagées : commandes de fournitures, gestion du téléphone, courriers postaux…

* Relations avec l’université, les directions du CHU



Profil recherché :


TECHNIQUES:

* Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dx Planning, …)
* Savoir planifier les différents examens complémentaires selon la prescription médicale.

ORGANISATIONNELLES:

* Etre autonome, méthodique et rigoureuse dans l’organisation et l’exécution de son travail.
* Faire preuve de rigueur dans l’utilisation des outils de communication.
* Faire preuve d’adaptabilité et d’anticipation.
* Faire preuve de rapidité dans la prise de décision.
* Avoir le sens de l’initiative dans son champ de compétence.
* Connaitre et appliquer les procédures liées à la programmation.
* Faire preuve de ponctualité et d’assiduité au travail.
* Savoir analyser les situations, prendre des initiatives pertinentes et être force de propositions.

RELATIONNELLES:

* Aptitudes à communiquer par téléphone.
* Savoir partager et faire circuler l’information avec l’ensemble des interlocuteurs.
* Capacité à adapter son discours en fonction des capacités cognitives du patient, empathie.
* Collaborer avec les différents partenaires internes et externes.
* Etre capable de s’intégrer dans une équipe pluridisciplinaire et démontrer son sens du travail en équipe.
* Travailler en collaboration et en harmonie avec l’ensemble des unités de soins du pôle et plus largement avec l’ensemble des services prestataires et interlocuteurs extérieurs.