Réalise de multiples activités d'accueil, d'information, d'administration, de gestion et de documentation contribuant au bon fonctionnement de la structure. Assiste la direction (délégué-e territorial-e), les chargés de projet et de documentation ainsi que les administrateurs dans l'exercice de leurs missions.
Pôle administratif
- Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d'information.
- Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents.
Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste.
Imprimer des documents, réaliser des étiquettes (élaboration de publipostage)
- Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis...).
- Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec le/la délégué-e territorial-e.
- Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives.
- Participer à l'amélioration des procédures administratives de l'IREPS.
Comptabilité
- Etablir et enregistrer des devis et factures d'interventions dans un fichier de suivi, relances éventuelles.
- Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais dans un fichier de suivi.
- Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs.
- Vérifier les relevés de compte.
- Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité.
Gestion administrative des formations :
- Gérer les inscriptions et les conventions associées, l'envoi des convocations, les fiches d'émargement, la réalisation et l'envoi d'attestations de présence.via le logiciel de formation (Digiforma) dans le respect des procédures Qualité.
Appui au travail de l'équipe
- Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel).
- Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation.
- Gérer les aspects logistiques des activités de l'équipe :
- Appui à l'organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux.
- Réservation de salles.
- Recherche de prestataires et recueil des devis.
- Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant).
- Saisie de données d'activités dans les différentes bases de données.
- Gérer et optimiser l'intendance (locaux, matériels, fournitures .) Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants le cas échéant
- Gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage).
Informations complémentaires
Poste en CDI à temps partiel (80%). Statut : non cadre
Rémunération : selon expérience 1 654,80 € bruts/mois (indice 179 +18) pour un 80% en référence au statut national des salariés des IREPS adopté par le CA de la Fédération Promotion Santé (anciennement FNES).
Lieu d'exercice : poste basé à Grenoble (Délégation Territoriale de l'Isère).
Date de prise de poste : dès que possible à partir du 10 juin 2024.
Processus de recrutement : Examen des candidatures : fin mai 2024
Activité de mise en situation des candidat(e)s présélectionné(e)s le 28/05/2024 (1h - en distantiel)
Entretien avec les candidat(e)s sélectionné(e)s : 3 juin 2024 à Grenoble
Pour candidater : Transmettre par mail uniquement votre lettre de motivation et CV (format PDF) sous la référence « Assistante Adm IREPS ARA - Délégation 38 » avant le 20 mai 2024.
A l'attention de Céline Marc, déléguée territoriale adjointe : recrutement@ireps-ara.org
Contact pour des précisions sur le poste :
Céline Marc, déléguée territoriale adjointe : céline.marc@ireps-ara.org
Experience: 24 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Réaliser des opérations comptables,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,rediger des notes, convocations et documents
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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