Chargé logistique formation h/f

Dans le cadre du déploiement de notre nouvel ERP, un plan de formation des utilisateurs finaux est en cours de finalisation. Ce plan

couvre l'ensemble des populations impactées par le passage au nouvel ERP, réparties par profil métier et par module fonctionnel.

Le(la) Chargé(e) de Logistique Formation est un rôle clé dans la réussite opérationnelle de ce déploiement : il(elle) assure l'organisation concrète et le suivi de l'ensemble des sessions de formation, en lien direct avec le(la) Consultant(e) Senior Conduite du Changement qui pilote le

dispositif global.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

1 - Planification des sessions de formation

- Élaborer et maintenir le planning général des sessions de formation (calendrier, groupes,

formateurs, salles) en lien avec le(la) Consultant(e) Senior CDC, et les directeurs

- Coordonner les disponibilités des formateurs (intégrateur, référents fonctionnels internes,

formateurs externes) et les contraintes opérationnelles des départements

- Anticiper et gérer les arbitrages de planning en cas de conflit ou d'indisponibilité

- Mettre à jour le planning en temps réel et communiquer les évolutions aux parties

prenantes

2 - Gestion logistique des sessions

- Réserver et préparer les salles de formation (équipements informatiques, postes de

travail, vidéoprojecteurs, accès réseau et applicatif ERP)

- Vérifier en amont de chaque session que les accès applicatifs des stagiaires sont

opérationnels (en lien avec la DSI)

- Participer à la réalisation des supports de formation

- Vérifier la bonne installation des environnements de formation (données de jeu, scénarios

chargés) en coordination avec l'intégrateur

- Gérer la logistique matérielle : fournitures, badges d'accès, restauration si sessions

longues

3 - Convocations et suivi des participants

- Envoyer les convocations aux participants dans les délais requis, en respectant les règles

de communication définies par le(la) Consultant(e) Senior CDC

- Gérer les confirmations, désistements et remplacements et mettre à jour les listes de

participants

- Tenir les feuilles d'émargement pour chaque session (présence, signature)

- Suivre les taux de participation par session, par population et par module et alerter le(la)

Consultant(e) Senior CDC en cas de taux insuffisant

- Relancer les participants absents et coordonner les sessions de rattrapage

4 - Suivi administratif et reporting

- Maintenir à jour le tableau de suivi de la formation (taux de complétude par profil, par

service, par module)

- Collecter et centraliser les feuilles d'émargement et les évaluations à chaud en fin de

session

- Produire un reporting hebdomadaire d'avancement formation à destination du(de la)

Consultant(e) Senior CDC

- Produire un reporting sur la qualité de la formation à partir des évaluations à chaud

- Archiver l'ensemble des documents logistiques formation (convocations, émargements,

évaluations) selon les règles définies

5 - Interface et coordination

- Être l'interlocuteur(trice) opérationnel(le) des formateurs (intégrateur, référents métier,

formateurs externes) pour les aspects logistiques

- Assurer la liaison avec la DSI pour tout incident technique lié aux environnements de

formation

- Remonter au(à la) Consultant(e) Senior CDC toute difficulté organisationnelle ou tout

signal terrain susceptible d'impacter le plan de formation

- Participer aux points de coordination formation hebdomadaires animés par le(la)

Consultant(e) Senior CDC