Assistant(e) administratif (ve) (h/f)

L'agence DERICHEBOURG intérim et recrutement de IFS recherche pour l'un de ses clients un(e) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE), pour accompagner le Directeur de la filiale sur l’ensemble des volets RH, administratifs et comptables.

✓Ressources Humaines
• Administration du personnel : gestion des formalités liées aux entrées et sorties (DPAE, contrats ouvriers, pièces justificatives), mise à jour du registre du personnel, suivi des permis de conduire et des documents d’identité ;
• Suivi médical : organisation et suivi des visites médicales, gestion des statuts des travailleurs étrangers, tenue à jour des dossiers du personnel ;
• Paie : saisie des éléments variables de paie (EVP), acomptes, contrôle des bulletins de salaire, gestion des absences, CP et AM;
• Sinistralité - gestion administrative des arrêts de travail et des accidents du travail/maladies professionnelles (AT/MP) : déclarations, attestations de salaire, rédaction des contestations de premier niveau, suivi des délais de procédure ;
• Dialogue social : préparation des réunions CSE
• Disciplinaire : rédaction des courriers disciplinaires de premier niveau (avertissements,...)

• Formation professionnelle : participation au déploiement et au suivi du plan de formation annuel (inscriptions, relances, reporting) ;
• Intérim - gestion administrative des intérimaires : contractualisation, pointages, contrôle de la facturation et conformité des motifs de recours.

✓Assistanat & support d’agence :
• Accueil & standard : gestion des appels téléphoniques, accueil physique des visiteurs, traitement du courrier entrant et sortant ;
• Rédaction & suivi administratif : rédaction de courriers et comptes-rendus, mise en forme de documents, suivi de dossiers courants
• Classement & archivage : organisation et tenue des dossiers RH, administratifs et comptables (bulletins, contrats, factures…), respect des procédures de conservation et de confidentialité ;
• Appui à la Direction : assistance quotidienne du Directeur d’Agence dans la gestion des documents de reporting, le suivi d’indicateurs et la préparation des échanges avec le Siège et les clients collectivités.
✓Comptabilité / gestion :
• Achats & facturation : établissement et suivi des bons de commande, réception des livraisons, vérification des éléments de facturation ;
• Suivi comptable : préparation du provisoire mensuel pour la Direction Administrative et Financière, participation aux clôtures comptables

✓QHSE :
• Application des procédures : respect et application des consignes QHSE en lien avec les services support et les exigences clients ;
• Image et posture professionnelle : garantir une communication fluide, fiable et conforme aux standards de l’entreprise dans toutes les interactions internes et externes ;
• Confidentialité et conformité : assurer une gestion rigoureuse des données sensibles (RH, médical, disciplinaire, comptable…), dans le respect des règles éthiques et réglementaires du Groupe.