Coordinateur / coordinatrice rh

Votre Rôle

En tant que Coordinateur/Coordinatrice RH, vous travaillerez en collaboration avec l'équipe des Ressources Humaines de la région européenne et assisterez le Partenaire Commercial en Ressources Humaines du bureau de Paris.

Ce Que Vous Ferez

1. Responsable de l'administration complète du cycle de vie des employés, de la lettre d'offre jusqu'aux lettres de départ, ainsi que de tous les changements en cours d'emploi, tels que les transferts, les modifications d'horaires de travail, les congés maternité, etc.
2. Coordonner le processus d'orientation des nouveaux employés, y compris la documentation, le dossier des avantages sociaux, les notifications internes, le calendrier d'orientation, l'animation des orientations du premier jour et servir de remplaçant pour les orientations.
3. Maintenir les bases de données RH, en veillant à ce que les mises à jour soient effectuées en temps opportun et en procédant à des nettoyages réguliers des données.
4. Gérer le lecteur partagé/système de classement RH
5. Répondre aux questions des employés sur tous les domaines des RH, en escaladant si nécessaire
6. Administrer les régimes d'avantages sociaux de l'entreprise et assister dans les processus de renouvellement annuels
7. Commander les cadeaux pour les employés liés aux dates d'anniversaire de service, aux nouvelles embauches, aux ré-embauches, aux événements de vie et aux maladies
8. Traiter et suivre les congés d'absence
9. Maintenir un système efficace de retour d'information des employés sur les formations dispensées
10. Développer et maintenir des rapports d'information de gestion RH, tels que les maladies, le turnover, etc.

Vos Qualifications

11. Minimum de 2 ans d'expérience professionnelle pertinente dans une équipe RH dynamique
12. Fort engagement à fournir un service client exceptionnel
13. Grande capacité d'initiative et solides compétences en matière de jugement
14. Autonome avec de solides compétences organisationnelles et interpersonnelles, et excellent collaborateur
15. Bonne compréhension des données et capacité à les manipuler et à produire des rapports
16. Attention aux détails, calme sous pression et excellente capacité à prioriser
17. Capacité à apprendre rapidement les systèmes, processus et procédures
18. Capacité à traiter de grands volumes d'informations sensibles et confidentielles de manière appropriée
19. Maîtrise de Microsoft Office Suite essentielle. Workday un atout
20. Expérience en administration RH pour l'Espagne ou les Pays-Bas souhaitable
21. Expérience dans un environnement architectural ou créatif avantageuse
22. Maîtrise du français et de l'anglais requise
23. Maîtrise de l'espagnol, du néerlandais ou de l'allemand un plus

La vie à Gensler

Dans le cadre de l’engagement du cabinet en faveur du développement professionnel, Gensler propose le remboursement de certaines qualifications professionnelles et des frais de renouvellement et d’examen associés. De plus, nous remboursons les frais de scolarité pour certains programmes ou cours admissibles. Nous considérons nos programmes de développement professionnel comme des investissements stratégiques dans notre avenir.

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Your Role

As a HR Coordinator, you will work closely with the European Regional Human Resources team and support the Human Resources Business Partner in the Paris office.

What You Will Do

24. Responsible for whole lifecycle employee administration, from offer letter through to leavers letters and all ‘in employment’ changes i.e. transfers, changes in working hours, maternity etc.
25. Coordinate the new employee orientation process including paperwork, benefits packet, internal notifications, orientation schedule, delivering first day orientations and acting as orientation backup.
26. Maintain HR Databases, ensuring updates are made in a timely fashion and carrying out regular data cleanses.
27. Manage the HR shared drive/filing system
28. Respond to employee queries on all areas of HR, escalating where appropriate
29. Administer the company’s benefits schemes and assist in the annual renewal processes
30. Order employee gifts related to service anniversary dates, new hires, re-hires, life events and illnesses
31. Process and track leaves of absence
32. Maintain an effective system of employee feedback on training delivered
33. Develop and maintain HR Management Information reports i.e. sickness, turnover etc

Your Qualifications

34. Minimum of 2 years relevant work experience in a fast-paced HR team
35. Strong commitment to providing outstanding customer service
36. Strong initiative and solid judgment abilities/skills
37. Self-motivator with strong organisational and intra-personal skills, and a great collaborator
38. A good understanding of data and ability to manipulate and produce reports
39. Attention to detail, calm under pressure and great ability to prioritise
40. Ability to quickly learn systems, processes, and procedures
41. Ability to handle large volumes of sensitive and confidential information appropriately
42. Knowledge of Microsoft Office Suite essential. Workday an advantage
43. Experience in HR admin for Spain or the Netherlands desirable
44. Experience in an architectural or creative environment advantageous.
45. Fluency in French and English required
46. Fluency in Spanish, Dutch or German a bonus

Life at Gensler

As part of the firm’s commitment to professional development, Gensler offers reimbursement for certain professional qualifications and associated renewals and exam fees. In addition, we reimburse tuition for certain eligible programmes or classes. We view our professional development programmes as strategic investments in our future.