Description entreprise :
Structure :
Depuis 2003, l'Ecole de l'Inserm est un dispositif visant à accompagner des étudiants en médecine, pharmacie ou odontologie sélectionnés, qui font le choix d'un double parcours médecine/science. Une promotion d'étudiants en 2ème année d'études médicales issus des facultés médicales de toute la France est sélectionnée tous les ans via un concours d'entrée. Les lauréats entament ensuite leur formation à la recherche à travers des stages en laboratoire, couronnés par l'obtention d'un master 2 recherche. Ils ont la possibilité de continuer leur formation scientifique en doctorat directement après leur Master 2 ou durant leur internat de médecine.
L'Ecole suit à distance les promotions (leurs formations étant effectuées en université). L'activité est structurée par l'organisation de 2 évènements annuels majeurs (une formation de 2 semaines et un séminaire de 3 jours). Par ailleurs, de nombreux dispositifs visant à soutenir les lauréats tout au long de leur double cursus leur sont accessibles.
L'Ecole de l'Inserm évolue en 2026. Elle se structure pour devenir une Unité de Service. Ce changement de structure s'inscrit dans le cadre d'un projet de développement ambitieux, avec notamment un doublement des promotions, et l'accent mis désormais, au-delà de l'accompagnement des étudiants durant leur parcours de formation, sur le développement d'une offre de services destinée aux alumni.
Description du poste :
Mission principale :
Sous la responsabilité du responsable, en lien avec les services du DRH, les départements du siège, les codirecteurs de l'Ecole et les étudiants pour concourir à la bonne marche du dispositif, la personne recrutée aura pour mission :
· Assurer la gestion administrative et financière du pôle en autonomie,
· Participer activement à l'organisation d'évènements et la communication,
· Être en appui du pilotage de la structure en actualisant l'agenda de l'école,
· Contribuer à la réflexion pour améliorer la qualité des actes de gestion.
Activités principales :
Gestion financière
· Gérer et suivre le budget de fonctionnement : émissions et mise en facturation des bons de commande, alimentation et mise à jour du tableau de suivi des dépenses (réel et prévisionnel),
· Gérer et suivre le budget RH : mise en paie des indemnités de stage et des allocations sur critères sociaux, remboursement de frais de mission, préparation et transmission des éléments relatifs à la mise en paiement des indemnités d'enseignements, alimentation des tableaux de suivi.
Gestion administrative
· Accompagner la secrétaire-générale sur la gestion administrative de l'Ecole : rédaction de courriers, préparation de réunions, appels d'offres.
Organisation d'évènements
· Préparer la partie logistique de l'organisation : réservation des lieux et du matériel, suivi des inscriptions avec le prestataire évènementiel, gestion et suivi des échanges avec les participants, l'équipe pédagogique et les intervenants, accompagnement des prestataires, assistance au responsable du pôle pour le choix des prestataires,
· Participer à l'ensemble des événements : préparation des feuilles d'émargement, des attestations de présence,
· Gérer les suites de l'évènement : traitement des frais de mission et des questionnaires d'évaluation.
Spécificité(s) et environnement du poste :
Présence nécessaire sur place lors des événements officiels (1 week-end par an).
Profil recherché :
Connaissances :
· Modes de fonctionnement des administrations publiques
· Finances publiques
· Règles et techniques de comptabilité
· Analyses des données comptables et financières
· Outil de gestion budgétaire et financier, et RH
· Elaboration/suivi de documents administratifs
· Serait apprécié un intérêt pour les techniques de communication et internet
Savoir-faire :
· Analyser les données comptables et financières
· Appliquer les règles financières
· Assurer le suivi des dépenses
· Exécuter la dépense
· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
· Savoir rendre compte
· Mettre en œuvre des procédures et des règles
· Travailler en équipe
· Utiliser les techniques de rédaction administrative
· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Aptitudes :
· Sens de l'organisation
· Rigueur / Fiabilité
· Sens relationnel
· Sens de la confidentialité
Expérience(s) souhaité(s) :
· Expérience sur des fonctions similaires et sous environnement SAP appréciée
Niveau de diplôme et formation(s) :
· Bac + 2 (secrétariat, gestion administrative, comptabilité-gestion)
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