Gestionnaire administratif et financier – appui logistique aux événements f/h

II/ MISSIONS

La personne recrutée assure le suivi administratif, budgétaire et logistique de l’IDT. Elle appuie la cheffe de service dans la gestion quotidienne du département et contribue activement à l’organisation des événements scientifiques et institutionnels de l’institut.

III/ ACTIVITES

Activités principales :


1. Gestion administrative et appui au fonctionnement du service

· Assurer la gestion courante du département en soutien à la cheffe de service

· Organiser et assurer le suivi des réunions

· Mettre à jour, classer et archiver les documents internes

· Assurer l’interface entre l’institut et les services supports de l’université (RH, finances, achats, communication etc.)

· Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents administratifs et de communication interne

· Assurer la gestion de la scolarité des étudiants relevant des dispositifs de l’IDT (inscriptions, saisie des notes, délivrance de certificats, etc.)


2. Appui logistique et organisation d’événements

· Contribuer à la planification, la préparation et la logistique des événements portés par l’institut

· Gérer les réservations de salles, de matériels, de déplacements et les commandes associées

· Participer à la communication logistique autour des événements

· Faire le lien avec les intervenants, prestataires et partenaires internes et externes

· Assurer une présence sur le terrain lors des événements pour garantir le bon déroulement logistique


3. Suivi financier et gestion des crédits de l’IDT

· Assurer et suivre l’exécution budgétaire dans les logiciels dédiés, des projets rattachés

· Préparer les éléments nécessaires à l’élaboration du budget et assurer son suivi en lien avec la direction et les services financiers de l’université

· Suivre la consommation des crédits grâce à des tableaux de bord financiers et contribuer au reporting annuel

· Garantir la traçabilité des dépenses et veiller au respect des procédures internes et réglementaires


4. Appui à la gestion du projet SHINE

· Appuyer la manager du projet SHINE pour le suivi administratif et financier

· Collecter et consolider les données nécessaires aux bilans et rapports d’activités en lien avec le service d’aide au pilotage

· Participer à la coordination entre les différents partenaires internes et externes du projet

Activités associées :

· Contribution aux bilans d'étape, à la collecte et au suivi des indicateurs

· Participer à des réunions en interne, notamment de l’équipe SHINE et de l’IDT

· Participer à l’activité du service