Agent en gestion administrative

Informations générales Organisme de rattachement Université du Littoral Côte d'Opale Référence 2025-2134789 Date de début de diffusion 12/12/2025 Date de parution 19/12/2025 Localisation DUNKERQUE Cedex 1 Intitulé long de l'offre Adjoint-e en gestion administrative Date limite de candidature 11/01/2025 Employeur ULCO Nature du contrat CDD d'1 an Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Enseignement et Formation - Gestionnaire de scolarité Statut du poste Susceptible d'être vacant Intitulé du poste Agent en gestion administrative Descriptif de l'employeur Rejoignez l’ULCO, l’Université à dimension humaine Depuis 1991, l’Université du Littoral Côte d’Opale est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche dans les Hauts-de-France. Pluridisciplinaire et multipolaire, l’ULCO se caractérise par sa dimension humaine. Avec ses méthodes d’enseignement innovantes, une forte proximité avec les équipes, l’ULCO offre un cadre propice à l’acquisition des connaissances et au dialogue, pour un plein épanouissement de chacun. En bref : 10 000 étudiants 4 campus (Boulogne-sur-Mer, Calais, Dunkerque et Saint-Omer) 1 000 personnels dont 500 enseignants de 100 diplômes accrédités 3 pôles disciplinaires de recherche en prise avec les grands enjeux de notre époque et les problématiques des territoires Description du poste L’agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l’établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l’empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie). Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations STAPS du site de Longuenesse sous l'autorité de la responsable du secrétariat pédagogique du CGU de Calais-Longuenesse. La gestion administrative : - Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, - Vérifier et valider la conformité des pièces administratives, - Gérer les demandes logistiques : remise de clés, matériel vidéo-projecteur, photocopies, réservation de salles, - Veiller à la mise à jour des informations diffusées (site internet, plaquettes, guide des études), - Inventorier et gérer les stocks de copies d'examens, intercalaires et brouillons. La gestion pédagogique : - Organiser les examens (calendrier universitaire, planning d'examens, préparation des salles, jurys), - Transmettre l'information aux étudiants tout au long de l'année universitaire, - Établir des documents de scolarité (attestations d'assiduité, de réussite, certificat de scolarité, PV d'examens), - Diffuser les offres de stages : vérifier au préalable la cohérence de l'offre, - Gérer les conventions de stage, - Organiser les soutenances de stages / projets : contacter les organismes extérieurs (tuteurs de stages), assurer le soutien logistique lors de la soutenance (réservation salle, matériel, accueil), - Vérifier et transmettre l'assiduité des étudiants boursiers. Contraintes : - Pics d’activités prévisibles et réguliers, - Déplacements pour réunions, - Secrétariat délocalisé du site de Calais. Affectation administrative (Service, laboratoire, composante) – Secrétariat pédagogique – CGU Calais - Longuenesse Affectation géographique : Longuenesse CDD de 8 mois à mi-temps à compter de janvier 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation uniquement par mail avant le 11/01/2026. Conditions particulières d'exercice Contraintes : - Pics d’activités prévisibles et réguliers, - Déplacements pour réunions, - Secrétariat délocalisé du site de Calais. Descriptif du profil recherché Diplôme souhaité : BAC 2 Connaissance, savoir : Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’ULCO Bonne notion des techniques de communication écrite et orale Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Savoir-faire : Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des outils de communication Maîtrise des logiciels de l’ULCO (Apogee, ADE, …) Trier, hiérarchiser et classer les informations Analyser et gérer les demandes de toutes natures Gérer la confidentialité des informations et données Travailler en équipe Savoir être : Sens de l’organisation Etre autonome, réactif et rigoureux Temps plein Non Rémunération contractuels (en € brut/an) 10836 Informations complémentaires Informations complémentaires CDD de 8 mois à mi-temps à compter de janvier 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation uniquement par mail avant le 11/01/2026. Management Non Localisation du poste Europe, France, Hauts de France, Pas de Calais (62) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Longuenesse Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Enseignement formation Niveau d'expérience min. requis Débutant Compétences attendues Diplôme souhaité : BAC 2 Connaissance, savoir : Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'ULCO Bonne notion des techniques de communication écrite et orale Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Savoir-faire : Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des outils de communication Maîtrise des logiciels de l'ULCO (Apogee, ADE, …) Trier, hiérarchiser et classer les informations Analyser et gérer les demandes de toutes natures Gérer la confidentialité des informations et données Travailler en équipe Savoir être : Sens de l'organisation Etre autonome, réactif et rigoureux Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 11/01/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) job-ref-uae92zzc45@emploi.beetween.com