Assistante de direction PME-PMI en alternance
Cabinet d'architecte & facility management
Description de l'entreprise :
Cabinet spécialisé en architecture et en facility management, nous accompagnons nos clients dans la conception, la réalisation et l'exploitation de leurs espaces personnels ou professionnels. Notre structure à taille humaine favorise la polyvalence, l'autonomie et l'apprentissage concret des métiers de la gestion d'entreprise.
Missions principales :
En lien direct avec la direction, l'alternant(e) participera au bon fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet
Gestion administrative
Accueil téléphonique et gestion des mails
Suivi des dossiers clients et fournisseurs
Rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs
Classement et archivage numérique et papier
Assistante de direction :
Organisation des agendas, réunions et déplacements
Préparation des documents de pilotage et tableaux de suivi
Participation à la gestion des priorités et à la coordination interne
Gestion de toutes les boîtes mail
Suivi des contrats d'assurance et abonnements
Gestion PME-PMI
Suivi des devis, factures et relances clients
Aide à la gestion comptable courante en lien avec l'expert-comptable
Mise à jour des outils de suivi d'activité
RH
Gestion des contrats des salariés, DPAE, CP, pré-paies, mutuelle...
Gestion des stagiaires : convention, rapport de stage
On boarding des nouveaux collaborateurs
Annonces, fiche de poste, entretien
Office Manager
Gestion quotidienne des deux offices, fournitures et équipement
Création de journée team building et/ou événement spécifique type Noël.
Suivi du parc informatique et des besoins en terme de logiciels
Support aux projets architecture & facility management
Appui administratif sur les dossiers de projets
Coordination d'informations entre les différents intervenants
Profil recherché
Formation en BTS GPME, BTS SAM, BUT GEA ou équivalent
Organisation, rigueur et sens des priorités
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, google work)
Intérêt pour les domaines de l'architecture, de l'immobilier ou du facility management apprécié
Conditions
Contrat d'alternance (rythme école/entreprise à définir)
Poste basé en cabinet (1 jour de TT possible)
Encadrement direct par la direction
Forte montée en compétences et poste à 360°
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