Présentation de l'entreprise
Organisme de formation et CFA reconnu pour son engagement social et territorial, Cap Formation développe des parcours qualifiants et professionnalisants à destination d'un public varié. Au sein d'une équipe engagée, vous contribuerez à faire vivre nos dispositifs en assurant une fonction pivot d'accueil et de gestion administrative.
Descriptif du poste
Vous intégrerez notre équipe en tant qu'assistant/e de formation H/F. Vous serez en charge de la gestion du standard téléphonique et de l'accueil physique des stagiaires, formateurs et partenaires. De façon continue, vous serez amené/e à prendre en charge des missions administratives liées à la gestion des formations (préparation de documents, saisie de données, suivi de dossiers), avec pour objectif de devenir pleinement autonome sur les activités supports du centre.
Missions principales
1. Accueil et standard téléphonique
Accueillir les visiteurs, stagiaires, partenaires, prestataires avec courtoisie et efficacité.
Répondre au standard téléphonique, filtrer les appels, réorienter vers les bons interlocuteurs.
Assurer la réception, l'enregistrement et la diffusion du courrier et des livraisons.
Maintenir un espace d'accueil ordonné, accessible et informatif.
2. Appui aux activités administratives
Préparer les documents pédagogiques : convocations, feuilles d'émargement, attestations, livrets d'accueil.
Gérer les dossiers administratifs des stagiaires : saisie, archivage, suivi de pièces manquantes.
Participer à la gestion des plannings de formation et à la réservation de salles.
Réaliser des saisies de données avec les outils numériques (Excel, bases internes et externes, Système d'information & logiciels de gestion).
3. Soutien aux missions de gestion
Préparer des éléments pour la facturation des actions de formation.
Assurer les relances en lien avec le service comptabilité (paiements OPCO, entreprises, autres financeurs).
Contribuer à la rédaction de courriers administratifs et à la mise en forme de documents internes.
Participer à l'organisation logistique d'événements ponctuels (réunions, jurys, job dating.).
Collaborer à la production de tableaux de suivi, synthèses et supports de Reporting.
Être en appui sur des projets spécifiques ou des campagnes administratives en lien avec l'équipe.
Ce poste, ces missions, vous sont proposés à temps partiel selon une durée hebdomadaire de 28 heures.
Vos compétences et qualités attendues
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Aisance téléphonique, capacité rédactionnelle.
- Organisation et gestion des priorités.
- Rigueur dans le traitement de documents et la tenue de dossiers.
Savoir être :
- Sens du service, écoute et diplomatie.
- Réactivité, calme et gestion du stress.
- Esprit d'équipe et autonomie.
- Appétence pour le secteur de la formation.
Profil recherché
- Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat gestion, Techniques administratives ou équivalent.
- Une première expérience dans un environnement administratif ou en organisme de formation est appréciée.
- Débutant/e accepté/e si forte motivation, appétence pour l'organisation et volonté d'apprentissage.
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