Sous l'autorité du président et du manager et avec l'appui d'une autre assistante, vous assistez le manager dans la gestion du centre d'affaires BeBOOSTER.
En binôme avec l'assistante, vous garantissez la continuité de service (accueil, téléphonie, e-mail, planning) et la qualité de l'expérience client. Vous êtes un(e) véritable maillon commercial & front-office.
MISSIONS
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des entreprises et visiteurs
- Réaliser les tâches courantes de secrétariat
- Gérer la réception et la diffusion des courriers
- Qualifier le besoin (bureaux, salles de réunion, coworking, services).
- Assurer le traitement et le suivi de dossiers (contrats de maintenance des équipements de la structure .)
- Manipuler l'environnement technique et informatique de l'hôtel d'entreprise (logiciel et
matériel en lien avec les usagers, gérer badges et équipements des salles de réunion, ...)
- Coordination opérationnelle et administrative des espaces (bureaux, salle de réunion, espace de coworking .)
- Émettre des devis, factures
- Évaluer les besoins en approvisionnement de matériel et de fournitures
- Préparer les salles (configuration, matériel, signalétique, consommables).
- Transmettre des informations (e-mails, notes,) pour le compte des différents interlocuteurs.
L'assistant (te) polyvalent (e) devra également épauler ponctuellement le Manager dans les tâches suivantes, liées à la communication, à savoir :
- La mise en place d'évènements
- Mise en forme des supports de communication
- Relais de publications sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, Mailchimp)
- Aide à la préparation de la Newsletter
LES COMPETENCES :
- Maîtrise des logiciels de Bureautique, (Word, Excel.)
- Maîtrise des outils informatiques
- Maîtrise des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, MailChimp)
LES QUALITES REQUISES :
Sérieux(se), motivé(e), rigoureux(se), appliqué(e), dynamique, souriant(e), avec un état d'esprit commercial vous avez le sens du contact, de l'accueil et du travail bien fait.
Rigueur, implication et force de proposition sont des atouts majeurs pour la réussite à ce poste. Vous aimez la polyvalence et souhaitez-vous impliquer dans l'ensemble des activités administratives.
PROFIL :
De formation supérieure Niveau BAC +2, vous justifiez d'une expérience réussie (2 ans minimum) dans la gestion des tâches administratives et de la logistique d'une structure. Permis Catégorie B
Les missions déclinées de poste sont non exhaustives, elles pourront être amenées à évoluer en fonctions des évolutions et / ou nécessités de service.
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