Office manager anglais courant

E Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants et d’Assistantes de Direction, d’Assistants Privés, d’Executive Assistants et d’Office Managers, recherche pour un Family Office un(e) Office Manager/ Facility Manager Anglais Courant à Paris VII.


Au sein de ce Family Office prestigieux, l’Office Manager aura en charge la coordination des prestataires et le pilotage des services généraux en lien avec les équipes.

Bâtiments et environnement de travail :

* Gérer les incidents techniques : électricité, alarme, plomberie et assurer le suivi des petits travaux : peintures, stores, réparations diverses avec les prestataires.
* Suivre le parc vélo et la maintenance : achat, renouvellement…
* Piloter les déménagements internes et coordonner les mouvements d’œuvres d’art exposées.

Coordination et gestion des prestataires :

* Suivre, rationaliser et optimiser l’ensemble des contrats existants : société de ménage, électricité, alarme, sécurité incendie, climatisation, chauffage, fontaine à eau, stockage d’archives et mobilier…
* Suivre l’évolution des besoins de la structure et des équipes.
* Encadrer les prestataires intervenant régulièrement sur site.
* Assurer le suivi des assurances avec mise à jour des contrats.
* Suivi des commandes, devis, factures, et achats pour le bureau.

Suivi du système d’information en lien avec les prestataires :

* Piloter le changement de prestataires informatiques.
* Suivre et coordonner les projets en lien avec les prestataires.
* Suivre le parc informatique et téléphonique interne : renouvellement des postes, imprimantes, copieurs…
* Gérer les licences, les noms de domaine, les contrats et l’assurance cyber.
* Superviser le matériel de visioconférence et les équipements internes.

Coordination interne :

* Préparer et coordonner certaines communications : vœux annuels…
* Contribuer à l’organisation d’événements internes : déjeuners, soirées…
* Apporter un soutien administratif à l’assistante de direction ou aux membres de l’équipe.
* Mettre à jour le site internet.
* Participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs : préparation ordi, mot de passe, badges …

L’office manager est le garant de la qualité des services internes et de la fiabilité des infrastructures matérielles et informatiques.

Nous recherchons pour ce poste d’Office Manager anglais courant au sein d’un Family Office confidentiel, un/une office manager de formation supérieure ayant au moins 8 ans d’expérience professionnelle comme office manager ou responsable des services généraux.

Une expérience dans un environnement exclusif, l’hôtellerie de luxe, une conciergerie haut de gamme ou au sein d’une entreprise exigeante et structurée est nécessaire.

L’anglais sera utilisé ponctuellement.

Nous recherchons un/une office manager discret(e) ayant la capacité à travailler dans un environnement confidentiel.

Une bonne compréhension de l’IT et la capacité à dialoguer avec des prestataires est nécessaire.

Autonome, fiable, capable de prioriser et de travailler de façon autonome vous avez un vrai sens du service et une aisance relationnelle.

Le poste est à pourvoir de suite en CDI à Paris VII.

Rémunération proposée pour ce poste : 50/60K€ + bonus et avantages.

Horaires 9h-18h30. Statut cadre.

11 jours de RTT, télétravail ponctuel.

Si vous souhaitez postuler à cette très belle offre d’Office Manager anglais courant au sein d’une entreprise bienveillante à taille humaine, nous vous invitons à adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à contact@deryckx-recrutement.com et nous reviendrons vers vous dans les meilleurs délais.

Référence : OM Family Office