Vos missions :
Au sein de la Direction des participations et territoires, rattaché(e) au Directeur de DSP, l'Assistant F/H aura pour rôle de venir en appui d'un ou plusieurs Directeurs de DSP H/F afin de coordonner et d'organiser les activités internes et externes de la Direction des Participations et des Territoires.
Il/Elle aura pour missions :
Organiser la vie professionnelle du/des Directeur(s) de Concession
* Planifier et optimiser l’emploi du temps du/des Directeur(s) en tenant compte des priorités stratégiques et des urgences
* Assurer un suivi rigoureux des échéances importantes (réunions, rendez-vous clients/fournisseurs, obligations administratives, événements)
* Anticiper les préparations nécessaires pour chaque réunion (ordre du jour, dossiers, supports)
* Organiser les déplacements avec l'agence de voyage
* Participer à la diffusion de l'information : rechercher, diffuser, transmettre des messages au sein de la Direction et d’autres services
* Assister le/le(s) Directeur(s) dans la communication sur les réseaux sociaux : Proposer des contenus, rédiger, planifier et publier des posts en accord avec le ou les directeurs
* Trier, prioriser et traiter les e-mails et courriers entrants (réponse directe, transmission aux bons interlocuteurs, archivage)
* Rédiger les projets des courriers et e-mails
* Suivre les relances et échéances liées aux courriers
* Mettre en place une gestion documentaire efficace (archivage numérique, classement des correspondances)
Assurer un support dans la gestion des dossiers du/des Directeur(s) de Concession
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Rédiger des comptes rendus de réunion et assurer leur diffusion auprès des parties prenantes
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement, l'archivage des dossiers et la mise à jour de l’information
Suivre les projets et activités de la/les concessions et assurer la gestion de l'agence
Gérer la tenue de l'agence :
* Établir les commandes de fournitures
* Assurer l'accueil téléphonique et physique : renseigner l'interlocuteur, filtrer les appels...
* Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers postaux aux entités concernées
* S'assurer de la conformité du site à la réglementation sécurité (contrôle des extincteurs, visite périodique, plan d'évacuation, etc...)
* S’assurer la bonne exécution des contrats de l’agence : ménage, maintenance informatique, réparations éventuelles (fréquence des interventions, qualité des services, respect des délais, contrôler les factures et valider les prestations réalisées en lien avec la direction)
* Assurer un suivi administratif des contrats de l’agence et anticiper les renouvellements ou renégociations nécessaires
* Établir les commandes nécessaires à l'activité et en assurer la gestion administrative (demande d'achat, suivi de commande, contrôle des factures, relation avec les fournisseurs)
* Assurer un suivi du budget en contrôlant les imputations des dépenses sur la partie services généraux
* Concevoir des outils de suivi d'activité des concessions (des tableaux de bord, rapports annuels, comités de suivi) et les mettre à jour
* Intégrer les priorités de la concession dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* En lien avec le service RH, planifier les rendez-vous de médecine du travail pour les collaborateurs de l'agence
* En coordination avec la Direction marketing et communication, suivre et organiser des projets liés à la communication et aux partenariats de communication
Organiser et planifier les réunions
* Organiser les réunions internes et externes : rédaction d'ordre du jour, transmission de documents dans les délais...
* Rédiger les comptes rendus
Participer activement à l'organisation des évènements de la concession
* Envoyer les invitations et veiller au respect de la Charte graphique dans les supports, suivre les réponses, relancer
* Participer à l'organisation de séminaires, de salons, d'évènements de communication, en coordination avec le service Communication : Sélection et réservation du lieu, coordination logistique.
* Créer des supports adaptés : affiches, invitations
Déplacements
* Disponibilité pour des déplacements en IDF en fonction des besoins des réunions et des événements
Ce poste est basé à Courbevoie et implique des déplacements fréquents en Seine-et-Marne (77).
Ce poste peut également être basé à Torcy (77).
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