Vos missions en quelques mots Sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe du SNA/OI Assistance pour la Direction - Assure la gestion du courrier arrivée et sa diffusion - Assure la gestion du courrier départ et son classement - Gère l'agenda du chef de service - Saisit, met en forme et valorise les supports écrits (courriers, comptes-rendus) - Assure la diffusion et l'archivage de la documentation, des notes et des plannings, participe à leur mise à jour - Assure la gestion de l'annuaire, de l'organigramme et du trombinoscope du SNA/OI - Prépare et présente à la signature de la cheffe du SNA/OI le tableau de service hebdomadaire et en assure la diffusion - Assure l'accueil téléphonique de la Direction - Assure la gestion de la presse écrite papier et électronique - Réalise une mini-revue de presse aéronautique à partir des journaux locaux et la diffuse à la Direction - Organise les réunions à la demande du chef du SNA - Participe à la préparation de dossiers en liaison avec les unités concernées (réunions, séminaires, formations locales) Contribution au SMI de la DSNA - Organise les revues de processus pilotées par la direction (m1, m2, s1, s2 et s3) - Recueille en coordination avec le RSMI les élèments nécessaires aux revues de processus pilotées par la direction et en rédige les comptes-rendus - Participe aux réunions de direction du SNA/OI. Assistance administrative aux agents - Accueil et oriente les visiteurs : public, prestataires de service - Participe à l'accueil des nouveaux arrivants et à la gestion des départs des agents - Réceptionne et enregistre les documents d'aptitude médicale des contrôleurs - Transmet au SIR les documents de type RH Soutien logistique - Assure la gestion des fournitures de bureau - Suit l'entretien du télécopieur du BRIA et en assure l'approvisionnement en consommables - Effectue les demandes d'achats et les services faits (eau, fournitures) - Gère les demandes d'habilitation préfectorale et les badges des nouveaux arrivants et des renouvellements - Assure la mise à jour de l'annuaire téléphonique, de l'organigramme du service et du trombinoscope Profil recherché Niveaux de compétence : [1- Élémentaire, 2- Général, 3- Détaillé, 4- Expertise] Savoir-faire - Travailler avec rigueur et régularité - 3 - Accueillir et prendre des messages - 3 - Enregistrer et gérer le courrier - 3 - Saisir et mettre en forme des documents - 3 - Faire preuve de discrétion professionnelle - 4 Connaissances - Communication - 4 - Gestion documentaire -4 - Maîtrise des logiciels bureautiques - 4 - Connaissance de l'organisation administrative - 3 Éléments de candidature Personnes à contacter Cheffe SNA/OI : sabine.delpierre@aviation-civile.gouv.fr
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