Assistant d'agence aide à domicile h/f

L'assistant(e) d'agence assure le bon déroulement administratif et logistique des activités de l'agence Papoos.
Il/elle est un maillon essentiel de la relation entre les bénéficiaires, les aidants et les intervenants.
Il/elle soutient le responsable d'agence dans le suivi des prestations, la gestion des plannings, la qualité du service et le recrutement des intervenants.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Accueil et relation téléphonique
- Répondre aux appels entrants (bénéficiaires, familles, intervenants, prescripteurs).
- Accueillir les visiteurs à l'agence avec chaleur et professionnalisme.
- Assurer un rôle d'écoute et de réassurance dans la relation client.
2. Suivi administratif
- Mettre à jour les dossiers bénéficiaires et intervenants (documents, pièces justificatives.).
- Gérer les contrats de travail, contrats de mandat et avenants.
- Assurer l'archivage, la numérisation et la bonne tenue des dossiers.
3. Gestion des plannings
- Aider à la construction et à l'ajustement des plannings hebdomadaires.
- Saisir et modifier les interventions dans l'outil de gestion (ex. : Ximi).
- Veiller à l'adéquation des plannings avec les disponibilités des intervenants et les besoins des bénéficiaires.
4. Suivi qualité
- Participer au suivi des prestations et à la mise à jour du cahier de liaison.
- Relayer les appels de suivi (appels « câlins ») et les retours de satisfaction.
- Identifier les irritants et alerter le responsable d'agence en cas de besoin.
5. Recrutement des intervenants
- Participer à la rédaction et à la diffusion des offres d'emploi.
- Réaliser la présélection téléphonique des candidats.
- Conduire les entretiens individuels en présentiel ou en visio.
- Participer à l'analyse des profils et à la prise de décision finale sur les embauches, en lien étroit avec le Responsable d'Agence.
- Assurer l'onboarding des nouvelles recrues (dossier administratif, première présentation, suivi d'intégration).
6. Gestion commerciale de l'agence
- Prise en charge des demandes des prospects
- Gestion des devis des prospects
- Relance des devis
- Savoir ajuster les plans d'aide en fonction de l'évolution de la situation de la personne agée.