Chargé d’affaires événementiel (f/h)

Description du poste :

Liberté Events Group est un acteur clé de l’ingénierie événementielle, de l’installation générale et des structures métallo-textiles
modulaires. Le groupe à taille humaine, ancré historiquement en région Grand-Est et également installé à l’est de l’Ile-de-France ;
Conçoit, fabrique et installe des solutions innovantes, personnalisables et démontables, alliant performance technique et
esthétisme, pour répondre aux besoins des professionnels de l’événementiel outdoor et indoor, mais aussi aux besoins
temporaires ou longue durée de l’industrie et du secteur équestre.
Afin d’accompagner le développement de l’activité “installation générale” de salons évènementiels reconnus (Retromobile Paris,
Salon de l’agriculture, Foire de Paris, Equip Auto, SIAL, Grand Pavois La Rochelle, …), mais aussi pour continuer à gérer notre
activité historique de location sur les concours hippiques tous niveaux, Liberté Events Group recherche un·e Chargé·e d’affaires
Évènementiel pour renforcer l’équipe commerciale et projet.

Le/La Chargé·e d’affaires Évènementiel accompagnera les projets locatifs dans le domaine de l’organisation de concours
hippiques. En collaboration avec l’équipe, il/elle sera également amené·e à travailler sur certains projets évènementiels indoor et
outdoor pour l’assister sur le montage technique et administratif des dossiers.
Le/La Chargé·e d’affaires Évènementiel bénéficiera de l’accompagnement de la Responsable des affaires et des Directeurs
commerciaux pour une montée en compétence rapide et participera à l’amélioration continue des processus, outils et méthodes
d’organisation.

Gestion des projets locatifs (60%) :

1. Accueil téléphonique et traitement de la messagerie de contact ;
2. Gestion des demandes de location de boxes démontables : relation directe avec les clients organisateurs de concours
hippiques, état des lieux de leurs besoins, information et conseil ;
3. Elaboration des propositions chiffrées et suivi commercial ;
4. Administration des locations : établissement des documents commerciaux et administratifs, préparation et saisie des
données techniques dans les outils, synchronisation avec les clients ;
5. Transmission des informations et contrôle de la justesse des plans avec les équipes de production ou le bureau
d’étude ;
6. Aide à l’adaptation des prestations/plannings en fonction des imprévus et des besoins spécifiques de chaque client,
en collaboration avec le Responsable de Production ;
7. Suivi administratif : Rapprochement facture / bon de commande, vérification des factures clients, relance des factures
échues non réglées, …

Suivi administratif des projets évènementiels (40%) :

8. Relation directe avec les organisateurs et les exposants (nationaux voire internationaux) pour état des lieux de leurs
besoins, information et conseil ;
9. Etablissement et saisie des dossiers Exposants ;
10. Etablissement des devis et suivi commercial ;
11. Préparation de commandes fournisseurs en lien avec les besoins des affaires ;
12. Transmission des informations et contrôle de la justesse des plans avec le bureau d’études ;
13. Déplacements exceptionnels possibles sur salons (période de livraison – montage) pour réceptionner les livraisons,
vérifier les équipements des stands et faciliter l’arrivée des exposants (2 ou 3 fois par an max).

De façon générale,
Il lui faudra appliquer les consignes générales du site en matière de Santé, Sécurité et Environnement dans le cadre de son poste
de travail ou de son secteur et pour toute situation d’urgence (accident, incendie, évacuation).
Le/La Chargé·e d’affaires Évènementiel devra contribuer à la démarche d’amélioration continue du site en signalant les difficultés
d’application de consigne ou d’instruction, les écarts HSE identifiés (accident bénin, situation à risque, presque accident) et en
proposant des actions d’amélioration HSE.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Lieu de travail : Siège, situé Route de Saint Baslemont – 88800 Lignéville
Relations de travail internes : Directeurs commerciaux (au siège et en mobilité), Responsable des Affaires (située au siège),
Bureau d’études (situé au siège), Equipe commerciale (située au siège), Responsable de production (situé au dépôt)
Relations de travail externes : Clients, Sous-traitants, Fournisseurs
Déplacements (%, zones géographiques) : 5% (déplacements ponctuels sur salons stratégiques sur la région parisienne ou côté
ouest de la France)
Cette liste de tâches n’étant pas exhaustive, le titulaire de poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires
inhérentes à ses principales missions. Le titulaire mène à termes et avec succès les différents projets consignés dans les objectifs
pour l’année en cours.

PROFIL RECHERCHÉ

14. Une formation administrative (Bac +2/Bac +3) serait un bon bagage mais n’est pas obligatoire
15. Expérience réussie (+ d’un an) en service administratif ou de gestion commerciale, idéalement dans un
environnement touchant à l’évènementiel ou dans le bâtiment
16. Maîtrise d’outils type ERP
17. Maîtrise du Pack Office 365 dont une bonne utilisation d’Excel
18. Réelles capacités d’adaptation aux exigences clients et aux demandes de dernière minute, inhérentes à ce métier
19. Bonne expression orale ET écrite
20. Parler anglais serait un vrai +
21. Excellent relationnel et sachant travailler en collaboration avec différents services
22. Les qualités qui feront la différence : dynamisme, rigueur, organisation, écoute, anticipation, partage, état d’esprit
positif et beaucoup d’envie !

À SAVOIR

SALAIRE : entre 27 et 31 K € annuel (en fonction de l’expérience et
du CV)
STATUT : CDI temps plein 39H
LIEU DE TRAVAIL : Siège du groupe, situé Route de Saint
Baslemont – 88800 LIGNEVILLE. Pas de télétravail prévu.
MATÉRIEL MIS À DISPOSITION : Téléphone fixe + ordinateur et
licences nominatives nécessaires
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES :
Service : Direction commerciale et projets
Responsable hiérarchique direct : Responsable des affaires
Évènementiel
Responsable fonctionnel : Responsable de la Production externe et
logistique