Le poste L’Assistant(e) de Direction assure un rôle clé d’appui administratif, organisationnel et opérationnel auprès de la Directrice académique de la formation initiale et continue et de la Direction de l’Enseignement. Il/elle contribue au bon fonctionnement des activités pédagogiques et institutionnelles, à la fluidité de l’information et à la coordination entre les différentes instances de l’École, dans un strict respect des règles de discrétion professionnelle et de confidentialité. Assistance de direction et organisation administrative Assistance de direction auprès de la Directrice académique de la formation initiale et continue. Gestion de l’environnement de travail de la Direction de l’Enseignement. Organisation et suivi de l’agenda, du planning et des activités de la Direction. Organisation logistique et administrative des missions de la Directrice académique de la Formation initiale et continue (réservations de transports, hébergements, déplacements professionnels). Réception, filtrage et gestion des appels téléphoniques. Accueil physique des rendez-vous et des interlocuteurs internes et externes. Préparation en amont, suivi et mise à jour des dossiers administratifs et pédagogiques. Coordination et suivi des instances pédagogiques Planification, organisation et suivi des réunions des Études, des Conseils d’Enseignement et de l’ensemble des réunions pédagogiques. Appui opérationnel à la Direction dans la préparation des réunions (convocations, ordres du jour, documents). Rédaction ou mise en forme des supports de réunion. Suivi des actions et décisions prises en instance, en lien avec les acteurs concernés. Rédaction, communication et suivi documentaire Rédaction, mise en forme et diffusion de documents institutionnels, (rapports, comptes rendus de réunions, notes de service, courriers internes et réponses officielles. Garantie de la fiabilité, de la cohérence et de la bonne circulation de l’information au sein de la Direction de l’Enseignement. Classement, archivage et gestion documentaire (papier et numérique). Pilotage et gestion budgétaire Suivi du budget de fonctionnement de la Direction de l’Enseignement. Gestion administrative et financière, (bons de commande, notes de frais, suivi des dépenses et engagements budgétaires). Contribution à une vision élargie et transversale de la gestion budgétaire, en lien avec les autres Directions et services financiers. Pilotage, indicateurs et missions transverses Mise à jour et suivi des indicateurs de pilotage de la Direction de l’Enseignement. Rôle transversal entre la Direction de l’Enseignement et la Direction Générale, facilitant la coordination et la fluidité des échanges. Participation aux missions transverses de secrétariat et d’appui auprès de la Direction Générale de l’École, en fonction des besoins de l’établissement. Exigences spécifiques : Gestion d’informations sensibles et stratégiques nécessitant une discrétion absolue. Respect strict des règles de confidentialité, tant à l’écrit qu’à l’oral. Profil recherché Formation : Formation supérieure de niveau Bac 2 à Bac 3 idéalement en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat de direction, administration des organisations ou domaine équivalent. Une expérience significative sur un poste similaire, de préférence dans un environnement institutionnel, éducatif ou auprès d’une Direction, est appréciée. La maitrise de l'anglais est un plus. Qualités requises Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et d’anticipation. Très bonnes compétences rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques. Sens du service, réactivité et fiabilité. Capacité à travailler en autonomie comme en transversalité. Discrétion, loyauté et respect strict de la confidentialité, indispensables au poste. Qualités relationnelles et posture professionnelle adaptée à un environnement de Direction. Localisation : Site de Cachan (94) Statut : Cadre – Forfait jours Éléments nécessaires pour postuler Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription. Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services. Document(s) : Curriculum Vitæ 94230 Cachan, Val-de-Marne, Île-de-France
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