Assistant(e) administratif(ve) - préparation de chantiers (h/f)

Description du poste :

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(Ve) dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe en charge de la préparation de chantiers. En étroite collaboration avec les chefs de projet et les responsables de chantier, vous serez responsable de l'ensemble des tâches administratives liées à la gestion des projets de construction.

Missions principales :

- Gestion des documents administratifs :

- Préparer et suivre les dossiers administratifs pour l'ouverture des chantiers (permis de construire, déclarations préalables, etc.).

- Créer et suivre les contrats de sous-traitance, ainsi que les partenariats.

- Gérer les documents légaux relatifs à la sécurité sur les chantiers (attestations d'assurances, déclarations de chantier, etc.).

- Rédiger les comptes rendus des réunions de chantier et assurer le suivi des rapports.

- Collaborer avec les chefs de projet pour planifier les différentes étapes du chantier.

- Suivre les plannings des interventions et des livraisons de matériaux.

- Coordonner avec les prestataires (fournisseurs, sous-traitants, etc.) pour garantir la bonne marche du chantier.

- Gérer les demandes d'interventions et le matériel nécessaire au chantier.

- Préparer les devis et les factures liées aux travaux réalisés.

- Suivre les commandes de matériaux et équipements nécessaires au chantier.

- Contrôler les dépenses et gérer le budget alloué au chantier.

- Assurer la gestion des stocks pour éviter les ruptures de matériel.

- Assurer la liaison entre les équipes de terrain (ouvriers, chefs de chantier) et la direction/les clients.

- Préparer les documents nécessaires aux réunions de chantier et aux audits.

- Veiller à la bonne communication entre les différents services (technique, juridique, ressources humaines, etc.).

- Veiller au respect des normes de sécurité sur le chantier en collaboration avec les responsables HSE.

- Préparer les inspections et vérifications nécessaires pour garantir la conformité des installations.

- Suivre les rapports d'incidents et mettre en place des actions correctives si besoin.

- Suivi administratif des ressources humaines :

- Gérer les fiches de présence des ouvriers et les déclarations sociales.

- Organiser l'accueil et la formation des nouveaux travailleurs sur site.

- Assurer la gestion des congés et des absences des salariés sur le chantier.

Profil recherché :

Compétences :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion de projet).

- Connaissances des procédures administratives liées à la construction et à la gestion de chantiers.

- Excellentes capacités de communication orale et écrite.

- Rigueur, organisation et autonomie.

Expérience :

Une première expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve) dans le secteur de la construction ou de la gestion de projet est un plus.

Qualités personnelles :

- Sens de l'organisation, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

- Autonomie, réactivité et esprit d'équipe.

- Confidentialité et discrétion.