Organisation de la Direction
Les missions de la Direction de l'Education s'articulent autour de quatre services chargés de l’Enseignement Supérieur-Formation professionnelle, du service Scolaire, et de Cholet Animation Enfance.
Cette Direction est mutualisée, les services travaillent à la fois pour la Ville de Cholet et pour Cholet Agglomération.
Missions
Vous avez envie de relever un défi polyvalent où organisation, leadership et relations humaines se croisent au service de projets concrets ? Rejoignez notre équipe de Cholet Animation Enfance et contribuez activement au fonctionnement d’un service clé pour la collectivité ! 🚀
En tant que coordonnateur·trice, vous jouerez un rôle central dans la gestion des activités administratives, comptables et RH, tout en encadrant une équipe administrative de trois agents. Vous serez à la fois un·e pilier opérationnel·le et un·e acteur·trice stratégique du service.
Activités Principales
1. Gestion administrative du service 📝
1. Assister le chef de service dans l’administration générale : traitement des courriers, rédaction de bilans, suivi des procédures administratives et des dossiers stratégiques.
2. Produire et suivre les courriers officiels, actes administratifs (délibérations, conventions, décisions), notes et comptes-rendus.
3. Piloter les inscriptions et réservations des activités du service (accueils de loisirs, séjours, animations) via des outils dédiés.
4. Suivre les commandes de repas/pique-niques et coordonner les séjours (inscriptions, aides VACAF, déclarations, etc.).
2. Communication et relation avec les familles 💬
5. Assurer une communication claire, accessible et qualitative avec les familles, à l’accueil et via des outils numériques.
6. Participer à la création et à la diffusion de supports attractifs (plaquettes, flyers) pour promouvoir les activités du service.
3. Supervision budgétaire et financière
7. Accompagner l’élaboration et l’exécution des budgets, suivre les outils comptables et produire des analyses chiffrées.
8. Collaborer avec le chef de service pour optimiser la gestion financière.
4. Gestion des ressources humaines 🤝
9. Piloter les processus de recrutement des vacataires en partenariat avec la DRH.
10. Suivre les contrats, éléments de paie et temps de travail des agents, tout en veillant à leur conformité.
11. Assurer la gestion des données RH liées aux absences, tickets restaurant, ordres de mission, etc.
5. Management de l’équipe administrative
12. Encadrer, accompagner et organiser le travail de l’équipe administrative (planning, répartition des tâches, suivi des projets).
13. Favoriser une collaboration harmonieuse au sein de l’équipe en période de forte activité ou d’absence.
14. Participer à l’amélioration continue des projets et à l’optimisation des processus internes.
Profils Recherchés
Votre profil idéal
Vos atouts personnels :
15. Sens inné de l’organisation et rigueur dans la gestion des priorités.
16. Excellentes qualités relationnelles, communication fluide et courtoisie naturelle.
17. Capacité à rester calme, posé·e et disponible face à la pression ou aux imprévus.
18. Esprit d’initiative et force de proposition pour l’évolution du service. 💡
Vos compétences techniques :
19. Maîtrise des outils administratifs et logiciels métiers (gestion des inscriptions, traitement des données).
20. Connaissances budgétaires et comptables solides.
21. Aptitude au management et à la coordination d’équipe.
Ce que nous offrons
22. Un poste riche et polyvalent, au cœur des projets d’un service dynamique et utile à la collectivité. La possibilité de contribuer directement à l’amélioration des relations avec les familles et des conditions d’accueil des enfants. Une équipe motivée à accompagner vos idées et initiatives.
Spécificités du Poste
23. Statut : Mandataire suppléant de la régie.
24. Disponibilité en fonction des besoins du service (gestion des pics d’activité).
25. Permanences régulières à assurer pour garantir l’accueil des familles.
26. Congés à organiser en lien avec l’activité annuelle du service.
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