Adjoint administrative mlt/gaco (h/f)

*Localisation du poste :

Administrative (Service, laboratoire, composante) : IUT Littoral Côte d'Opale, département MLT site de Dunkerque (50%) et département GACO site de Longuenesse (50%)
Géographique : Dunkerque et Longuenesse

*Activités principales :

Gestion administrative et pédagogique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique d'un ou plusieurs Départements de formation
- Transmettre divers courriers aux services concernés
- Etablir les certificats de scolarité
- Sortir les emplois du temps d'ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d'examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)
- Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC
- Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC
- Editer les bulletins dans SCODOC
- Entrer les résultats dans Apogée
- Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l'Université)
- Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur
- Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins.

Gestion financière :
- Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis
- Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier
- Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité
- Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité

*Conditions particulières d'exercice : Poste partagé sur deux sites géographiques différents c'est-à-dire Longuenesse (en présentiel le mardi et le mercredi) et Dunkerque (en présentiel le lundi, le jeudi et le vendredi)

*Compétences :
Diplôme souhaité : Niveau bac, une expérience dans le secrétariat serait un plus

Connaissance, savoir :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires.)
- Gestion comptable et financière
- L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe.

Savoir-faire :
- Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures
- Organisation et gestion des bases de données
- Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS.)
- Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc.).
- Gestion administrative de PARCOURSUP.
- Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers

Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel

Pièces obligatoires pour candidater et éventuellement les publications : CV+LM
Date limite de réception des candidatures : 23/07/2025
Les candidats préciseront dans leur message d'accompagnement du courriel l'intitulé de l'emploi pour lequel ils postulent.
Envoyer le dossier de candidature par mail à :
recrutements.biatss@univ-littoral.fr