Vos missions en quelques mots Fort(e) d'une expérience d'au moins 3 ans en collectivité, vous serez en charge de l'organisation des assemblées et assurerez l'instruction et le suivi des actes soumis aux instances décisionnelles. Vous encadrerez également les agents du service courrier, l'agent d'accueil, l'assistante assemblées et le gestionnaire du parc automobiles. 1/ Organiser et manager le service (7 agents) : Pilotage de l'activité du service : courrier, accueil physique et téléphonique, gestion du parc automobiles, organisation et suivi des assemblées délibérantes Gestion des plannings Gestion administrative et financière du service Veiller au respect de la réglementation et assurer une veille juridique et réglementaire Mise en place et animation d'un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité) Optimisation de la qualité, des coûts et des délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.) Développement des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus 2/ Organiser et gérer les assemblées délibérantes (bureaux, conseils communautaires et commissions spécialisées) Rédaction des documents administratifs Information et sensibilisation des différents services au processus de contrôle préalable des actes Transmission des actes au contrôle de légalité Constitution de l'ordre du jour et mise à jour du rapport comprenant les projets de délibération Conception d'outils de planification et de procédures de contrôle Répartition et planification des activités en fonction des échéances Impulsion des dispositifs de veille et de suivi des actes 3/ Suivi du budget, gestion patrimoniale et logistique du service : Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers Suivi des engagements financiers et du service fait Superviser l'entretien et la maintenance des biens Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements Fournir le matériel ( petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques,) Mettre en place des stratégies d'écoresponsabilités Planifier la gestion des locaux ou matériels Profil recherché Savoirs Connaissances en droit public et particulièrement du code général des collectivités territoriales, circuits réglementaires, actes administratifs Connaissance du fonctionnement des instances décisionnelles d'une collectivité, et plus particulièrement des EPCI Très bonne maitrise du pack office (Word, Excel, Power Point) Connaissance de Maarch courrier Connaissances des circuits réglementaires des actes administratifs Capacités rédactionnelles (rédaction de comptes-rendus, ) Savoir-être Qualités relationnelles et appétence pour le travail en équipe (nombreux interlocuteurs) Aptitude à prioriser et gérer son activité face à des imprévus Discrétion professionnelle Capacités d'écoute Bonne communication Rigueur
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