RESPONSABILITÉS :
POSITIONNEMENT
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l'IAE et du responsable de scolarité
MISSIONS
Le gestionnaire scolarité (H/F) assure plusieurs missions, en particulier pour les parcours dont il a la charge :
ACTIVITES :
Accueil/Information
Accueillir, informer, orienter les étudiants,
Accueillir, informer l'équipe pédagogique notamment les enseignants vacataires, les accompagner dans la compréhension du fonctionnement de la composante et l'utilisation des applications informatiques relevant de la scolarité
Assurer la diffusion d'informations auprès des étudiants et de l'équipe pédagogique
Gérer les mises à jour des espaces numériques dédiés aux parcours de formation
Participer aux événements institutionnels et aux temps forts de la vie de l'institut (cf. réunions de service, commissions, assemblées générales, soirée des vacataires, etc.)
Gestion de la scolarité
Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants, suivi des candidatures sur les logiciels dédiés (cf. Parcoursup, e-candidat, MonMaster, etc.)
Gérer les dossiers des étudiants,
Assurer le suivi des évaluations de stage en lien avec la cellule Insertion Professionnelle
Etablir et mettre à jour les fichiers pédagogiques et administratifs
Assurer le suivi des emplois du temps en lien avec les enseignants (notamment les responsables pédagogiques)
Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité
Appui pédagogique et organisation des examens et des jurys
Organiser les examens (planning, réservation des salles, information des étudiants)
Collecter et saisir les notes dans APOGEE
Préparation des PV d'examens et des jurys de diplômes
Missions complémentaires : Gérer les services des enseignants
Gérer les dossiers des vacataires
Saisir et suivre le service des enseignants dans OSE
PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES PROFESSIONNELLES
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur.
- Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée), à la gestion des emplois du temps (ADE).
- Avoir une bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d'admission préalables, les examens et les cursus d'études, les bourses et les stages.
COMPETENCES OPERATIONNELLES
- Savoir anticiper et avoir le sens de l'organisation.
- Posséder une bonne expression orale et écrite.
- Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautique.
- Savoir gérer la confidentialité des informations.
- Savoir hiérarchiser les informations et les priorités.
- Savoir respecter les calendriers.
SAVOIR ETRE
- Savoir travailler en autonomie et en équipe.
- Avoir le sens du contact et un bon relationnel.
- Être capable de s'adapter aux différents interlocuteurs.
- Être polyvalent.
- Être réactif et procréatif
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