Assistant de gestion administrative pour l'école d'arts plastiques (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Assistant de gestion administrative pour l'école d'arts plastiques (H/F) Missions / conditions d'exercice Au sein de la Direction de la Culture (245 agents et une douzaine d'équipements culturels), le service "Enseignement et éducation artistique", nouvellement créé, comprend le Conservatoire à Rayonnement Départemental Musique et Théâtre, l'Ecole Maîtrisienne, l'Ecole d'Arts Plastiques et l'Espace d'Art Contemporain André Malraux. Situé au coeur du centre historique de Colmar, l'Espace d'Art Contemporain André Malraux accueille 5 expositions originales de grande qualité par an dont une présentation des travaux des élèves de l'Ecole d'Arts plastiques en fin d'année scolaire. Il a vocation à présenter des artistes contemporains régionaux de haut niveau ainsi que des artistes de renommée nationale ou internationale. L'Ecole d'Arts Plastiques (200 élèves), implantée en bordure du centre-ville sur le site de l'ancienne manufacture des tabacs, propose une offre diversifiée de cours à destination de tous les publics ainsi qu'un cursus préparatoire aux écoles d'arts.
Sous l'autorité du responsable de l'école des arts plastiques, vous serez chargé.e de l'exécution des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de l'activité du service des Arts Plastiques.
Activités principales :
* Assurer la gestion administrative de l'Ecole d'Arts Plastiques (EAP) et de l'Espace d'Art Contemporain André Malraux (EACAM) : courrier, établissement des conventions, des délibérations et des arrêtés, en concertation avec le responsable de l'EAP et de l'EACAM.
* Assurer la régie de recettes de l'EAP et de l'EACAM
* Communiquer à l'agent comptable du service : les factures et devis correspondant au fonctionnement de l'EAP et de l'EACAM en vue de la facturation
* Réaliser les documents réservés aux élèves : certificats de fréquentation, cartes d'étudiants
* Réaliser les documents administratifs liés à la scolarité des élèves destinés aux professeurs : fiches de présence hebdomadaires des élèves de la classe préparatoire et mensuelles pour les élèves en périscolaires, bulletins
* Participer aux réunions pédagogiques avec l'équipe de l'Ecole et de l'EACAM et rédiger les comptes rendus
* Sensibiliser les élèves de la classe préparatoire aux consignes d'hygiène et de sécurité
* Matériel : Gérer les petites fournitures de bureau : passer commande auprès du service de la commande publique

Activités complémentaires :
* Travaux administratifs divers (courriers, notes, classement), accueil du public et renseignements téléphoniques et courriels
* Gestion du relationnel : accueillir le public, le renseigner, l'orienter
* Renforcer l'équipe lors des manifestations programmées par le Service Arts plastiques
* Remplacer le responsable du service (lors de ses absences) à des réunions
* Référent auprès du service du Personnel pour les Tickets Restaurants

Liste des activités non exhaustive, en fonction des besoins du service Profils recherchés Recrutement statutaire sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C).
Les savoirs nécessaires :
Diplômes, concours, formations ou techniques particulières : techniques rédactionnelles
Outils bureautiques et logiciels informatiques : Word, Excel, Intranet, DUONET


Les savoir-faire :
* qualités d'expression orale et écrite
* rédiger des courriers ou notes diverses
* accueillir et informer les interlocuteurs
* gérer les dossiers de façon rigoureuse
* recevoir et orienter les demandes
* analyser et gérer les demandes d'informations
* gérer la confidentialité des informations et des données

Les qualités personnelles requises :
* rigueur organisationnelle,
* adaptabilité
* sens du contact et de la communication avec le public, diplomatie
* autonomie
* discrétion, devoir de réserve
* travailler en équipe et en relation partenariale
* disponibilité
* grande ouverture d'esprit

Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire en centième?: 38h30 avec 18 RTT/an
Nombre de jour de travail par semaine?: 5 jours du lundi au vendredi
Horaires variables avec pointeuse
Autres : disponibilité en fin de semaine et soirée en fonction des manifestations

Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire + IFSE et CIA
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au GAS.

Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 05/07/2025,
sur la plateforme :