Description du poste :
Agenda-DG :
· Gestion complète et dynamique de l'agenda du Directeur Général (DG) : planification et fixation des rendez-vous internes et externes, anticipation des contraintes et optimisation du planning.
Soutien Personnel :
· Assurer le suivi de dossiers spécifiques du DG, en mettant en place des processus d'organisation.
· Gestion des notes de frais du DG et du Directeur des Opérations (DO).
· Gestion administrative des dossiers d'assurances individuelles.
Voyages :
· Organisation des déplacements des collaborateurs : transports, hébergements, restaurants et gestion des imprévus.
· Préparation des ordres de missions et suivi de leur validation.
· Suivi des contrats et des assurances voyages.
· Préparation spécifique des voyages en fonction des destinations (outils de connexion, etc.).
· Réalisation des pré-enregistrements pour le DG et DO.
Logistique Générale :
· Gestion logistique des événements (noël, comités de direction, inaugurations...).
· Suivi et maintenance des moyens techniques mis à disposition du Directeur Général
Communication :
· Établissement, en collaboration avec les personnes concernées et le Groupe, du plan de communication annuel, suivi de sa mise en œuvre et de son reporting.
· Préparation des publications et des événements : suivi des processus d'autorisation et publication.
· Préparation d'une revue de presse hebdomadaire simplifiée.
· Gestion et suivi des aides accordées
Administratif :
· Suivi rigoureux des échéances du Directeur Général.
· Préparation et suivi des comités de direction et des échéances associées.
· Préparation et suivi des réunions d'information générales internes.
· Préparation et suivi des échéances des réunions hebdomadaires (RH, Finances, QHSE...).
· Préparation et suivi des échéances des réunions commerciales et opérationnelles.
· Suivi des échéances contractuelles en lien avec le contrat de concession et le contrat d'opérations.
· Préparation des éléments nécessaires à la réunion 'Biweekly' Leadership.
Ressources Humaines :
· Préparation et gestion des recrutements.
· Organisation et suivi des formations.
· Gestion des interfaces RH avec le Groupe, la Direction Générale et préparation des échéances correspondantes.
· Pilotage des moyens et ressources nécessaires à l'intégration des nouveaux arrivants.
· Production hebdomadaire des plannings des absences et veille sur le logiciel de gestion des temps.
Description du profil :
· Expérience significative en assistanat de direction, idéalement auprès de cadres dirigeants.
· Excellente organisation, rigueur et grande capacité d'adaptation, flexibilité
Langue : maîtrise de l'anglais indispensable.
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