Chargé de gestion des assemblées h/f

Sous l'autorité de la directrice du service Administration générale - Vie des Assemblées, vos missions seront les suivantes :

- 1 - Assurer la gestion administrative du service :
- Gérer le courrier entrant de la collectivité et les courriers sortants du service ;
- Gérer les agendas des élus et du directeur général des services (DGS) ;
- Gérer les réunions de direction et en assurer la logistique (convocations, réservations, comptes rendus...) ;
- Assurer le suivi des dossiers (veille, classement,...).
- 2 - Contribuer à la préparation et au suivi des séances délibératives et de travail de la communauté de communes et des structures mutualisées :
- Informer les élus et services ;
- Compiler les projets de rapports et de délibérations en lien avec les services ;
- Préparer les ordres du jour et les documents (convocations, notes de synthèse, délibérations, etc...) des réunions des instances de la collectivité (séances délibératives, commissions et bureaux) ;
- Assurer le suivi après séance (contrôle de légalité, publication et affichage, retour services, rédaction des procès-verbaux...).
-Assurer la mise à jour et le suivi des coordonnées des élus, liste des membres des différentes instances.
- Tenir les registres et attribuer les numéros des actes administratifs (décisions et arrêtés).
- Assurer le classement administratif/archivage.

Particularités du poste
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
-Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service (préparation des séances délibératives par exemple) ;
-Disponibilité notamment en période de tenue des séances délibératives ;
-Mutualisation du service avec d'autres collectivités (syndicat de communes, syndicat mixte, centre intercommunal d'action sociale).

Profil souhaité:
-Connaissance du fonctionnement des collectivités et du processus délibératif
-Sens de l'organisation, rigueur et méthode
-Qualités relationnelles et travail en transversalité
-Qualités rédactionnelles confirmées
-Capacité de synthèse
-Maîtrise des outils informatiques (bureautique) et capacité d'adaptation sur les logiciels de dématérialisation
-Sens du service public, discrétion et confidentialité
-Autonomie et capacité d'adaptation
-Capacité à gérer les situations de stress