Description du poste
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de l’Assistante de Direction, la Secrétaire de Direction a pour mission générale, dans le respect du système de management qualité-risques :
* De mettre toute sa compétence, son engagement et son expertise pour assister, au quotidien, l’Assistante de Direction dans sa fonction et plus largement la Gouvernance (Direction Générale, Présidence, Conseil d’Administration).
📌 Missions principales :
🗂️ Accueil et gestion administrative générale
* Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,
* Réceptionner et répartir le courrier du siège (hors ouverture), gérer l’ouverture et l’envoi du courrier de la Direction Générale,
* Suivre le circuit des signatures de la Présidence et de la Direction Générale,
* Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau pour le siège social,
* Assurer le suivi opérationnel de la maintenance courante et des prestataires de services (poste, affranchissement, machine à café, gestion des clefs et documents des véhicules de service, etc.)
📅 Gestion des agendas et déplacements
* Gérer les agendas du Directeur Général et de la Présidente,
* Organiser les déplacements (réservations, abonnements, suivi des factures) pour la Direction Générale, la Présidence et les administrateurs,
* Contribuer à l’organisation d’évènements internes du groupe (assemblées, remises de médailles, etc.)
📍 Organisation des réunions et instances statutaires
* Planifier et organiser les réunions des instances (Bureau, CA, AG…),
* Préparer les convocations, trames de comptes rendus, dossiers, commandes de prestations associées (cocktails, plateaux repas…)
* Assurer le suivi administratif des décisions (extraits de délibérations, déclarations en Préfecture ou Greffe, tenue des registres, appels de cotisation)
📝 Rédaction et gestion documentaire
* Rédiger et mettre en forme des courriers, documents administratifs ou de suivi,
* Assurer le classement, la copie, la numérisation et l’archivage des documents,
* Mettre à jour les bases de données de contacts et de partenaires (répertoire DG, fichiers administrateurs, fichiers de délibérations)
✈️ Référent(e) de la politique voyage du groupe
* Piloter la politique voyage du Groupe ACPPA et assurer le lien avec l’agence de voyages partenaire
* Suivre les données de déplacements, coordonner avec les établissements, préparer les points de suivi trimestriels et la revue annuelle du contrat
📌 Modalités du poste :
*
o Type de contrat : CDI à temps plein
o Prise de poste : Dès que possible
o Lieu : Siège social – Francheville (69340)
o Rémunération : À partir de 2 000 € brut/mois (+prime de fin d’année + reprise d’ancienneté selon profil et expérience)
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