Publiée le 14 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Sous l'autorité du responsable de service, l'adjoint administratif principal de 2ème classe assure des tâches administratives d'exécution qualifiées. Il réalise le secrétariat, la gestion de dossiers spécifiques, l'accueil du public et le suivi administratif d'un ou plusieurs secteurs d'activité. Par rapport au grade d'entrée, il fait preuve d'une plus grande autonomie et peut être amené à coordonner l'activité d'une petite équipe ou à gérer des dossiers complexes. Missions Administratives : - Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (usagers, partenaires, prestataires). - Renseigner, orienter et accompagner le public dans ses démarches. - Enregistrer, trier, dispatcher et suivre le courrier (arrivé/départ) ainsi que les courriels professionnels. - Rédiger des courriers, notes internes, comptes-rendus de réunions et divers documents administratifs. - Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des dossiers du service. Gestion comptable et budgétaire Exécution financière (Dépenses / Recettes) : - Saisir les engagements comptables, les bons de commande et les mandats de paiement. - Procéder à la liquidation des factures après vérification du "service fait". - Émettre les titres de recettes et les ordres de recettes du service. - Assurer la liaison avec les fournisseurs (relances, traitement des litiges simples sur les factures). - Transmettre les pièces justificatives et collaborer régulièrement avec le comptable public (Trésorerie). Gestion des élections : Préparation matérielle et administrative des scrutins : - Participer à l'organisation logistique des bureaux de vote (aménagement, livraison du matériel, affichage réglementaire). - Préparer les documents officiels (listes d'émargement, cahiers de procurations, procès-verbaux, bulletins de vote). - Traiter et enregistrer les procurations de vote reçues des autorités (commissariats, gendarmeries). Déroulement du scrutin et d'après-scrutin : - Assurer une présence (secrétariat de bureau de vote ou PC central) le dimanche du scrutin. - Participer à la centralisation, à la vérification des résultats et à la transmission des procès-verbaux à la Préfecture. Profil recherché Savoirs : - Connaissance de l'environnement territorial/étatique et du fonctionnement d'une collectivité. - Maîtrise des règles de l'expression écrite et orale (orthographe, syntaxe, vocabulaire administratif). - Connaissance des règles d'accueil du public (notamment le public difficile). - Connaissance des techniques de classement et d'archivage. Savoir-faire : - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers propres au service. - Capacité à rédiger des documents administratifs clairs et synthétiques. - Capacité à hiérarchiser les urgences et à organiser son plan de travail. Savoir-être - Discrétion professionnelle absolue et respect du secret professionnel. - Sens aigu du service public et de l'écoute. - Rigueur, méthode et organisation. - Excellente présentation et aisance relationnelle. - Esprit d'équipe et capacité d'adaptation.
