Contrat national - assistant-e administratif-ive et comptable - f/h

CONTRAT NATIONAL - ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-IVE ET COMPTABLE - F/H

Quel sera votre rôle ?

L’Assistant(e) de l’agence AFD en Serbie, localisé(e) à Belgrade, est hiérarchiquement placé(e) sous l’autorité de la Direction de l’agence régionale des Balkans occidentaux. Il/Elle travaille en lien fonctionnel direct avec l’équipe de Belgrade et en coordination avec l’ensemble des collaborateurs régionaux de l’agence impliqués dans les activités administratives et opérationnelles.

Sous la responsabilité du directeur d’agence basé à Belgrade et en coordination avec l’Assistante de Direction, il/elle assure la gestion administrative et comptable du bureau de Belgrade, et est la correspondante informatique locale (CIL) de l’agence. Il/Elle assure la coordination et la communication en relation avec les projets OSC dans la région.

Il/Elle pourra également être amené(e) à être ponctuellement en intérim de l’Assistante de Direction de l’agence régionale, à accompagner de manière transversale les équipes et à participer au suivi des questions administratives liées à la vie quotidienne des équipes, à l’administration et à la logistique de l'agence régionale.


Activités et tâches du poste

Gestion comptable et budgétaire
Assurer un soutien à la gestion comptable courante, contribuer à la préparation des documents comptables, au suivi des relations avec les fournisseurs ainsi qu’à la bonne tenue des procédures internes et des archives:
Réception des factures fournisseurs ;
Préparation des règlements des factures via e-banking (Serbie)et élaboration des tableaux Excel destinés aux journaux comptables ;
Préparation des pièces comptables (devis, validations, tableaux de comparaison, les formulaires achat sans TVA, etc.);
Suivi administratif des contrats avec fournisseurs (échéances, renouvellements, diligencesassociées) ;
Classement et archivage des documents et pièces comptables ;
Gestion de la base de contacts de fournisseurs;
Gestion de la caisse de menues dépenses RSD

Gestion du parc informatique

Correspondante informatique locale pour l’agence ;
Masterisation des ordinateurs (masterisation, remplacement des postes, paramétrage et décommissionnement);
Création et suivi des demandes informatiques (créations comptes et adresses e-mails, accès logiciels, demandes matériel informatique etc.);
Résolution des incidents informatiques (postes des agents, salle de conférence etc.);
Suivis des opérations sur le serveur;

Traitement de documents et courriers

Veille à la tenue à jour des registres «courrier départ» et «courrier arrivée» sur le serveur;
Prépare les courriers et veille à l’acheminement des courriers émis à leurs destinataires;
Classe les documents et courriers selon le mode approprié et le Plan de classement de l’agence et assurer l’archivage des documents originaux et électroniques qui lui sont confiés;
Assure le traitement des documents et saisies ;
Rédige les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions avec la DR/siège/OSC/Contreparties
Assure occasionnellement la traduction orale et écrite, en serbe/français/anglais
Gestion des rendez-vous, missions et voyages
Hiérarchise et fixe les rendez-vous en appui de l’assistante de Direction senior ;
Veille à la cohérence et à l’organisation des rendez-vous ;
Assure la mise à jour des boites contact électronique ;
Assure la gestion centralisée du répertoire des contacts du bureau (cartes visites, base de contacts…)
Organise la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, invitations électroniques etc.) ;
Prépare des plans vols ou transport optimisés ;
Gère la réservation/achat/confirmation des billets/classement des devis et validations ;
Veille à l’établissement/classement et suivi des validations des Ordres de Mission conformément aux procédures définies dans le manuel de procédures administratives;
Assure le suivi de demandes des visas ;
Réserve des chambres hôtel ;
Organise l’accueil aéroport (arrivée et départ) ;
Garde le contact et transmet les informations au missionnaire ;
Suit les programmes de mission (logistique et transport pour les déplacements, prise des réunions).
Gère les aspects logistiques des rencontres et manifestations placées sous l’égide du bureau.

Coordination des projets OSC

Assure le rôle de point focal de l’agence entre le siège et les OSC locales,
Assure le relais de la communication avec les OSC locales notamment lors de lancement des appels à projets ;
Assure la diffusion des informations concernant le développement des projets sur terrain, coordination de communication.
Communications téléphoniques, accueil et orientation des visiteurs
Gère le standard téléphoniqueen cas d’absence de l’office manager;
Reçoit et oriente les visiteurs ;
Communication

Appui à la référente de communication de l’agence pour la réalisation et suivi des actions de communication pour les événements de l’agence des Balkans occidentaux
Suivi des actions de communication sur les projets OSC

Appui démarches installation nouveaux arrivants en Serbie

Gestion d’installation des nouveaux arrivants en Serbie (carte d’identité, ouverture comptes bancaires, procédures administratives internes)
Suppléant dans l’accompagnement de nouveaux arrivants, installation de nouveaux agents, en intérim avec l’office manager
Gestion de déménagement des agents partants de Serbie (franchise déménagement, franchise véhicule, procédures administratives internes)

Qui recherchons nous ?

Le poste présente une dimension administrative et opérationnelle polyvalente, au cœur du fonctionnement quotidien de l’agence. Il implique d’interagir avec des interlocuteurs variés (équipes internes, fournisseurs, partenaires locaux) et de contribuer à la bonne organisation des activités administratives, logistiques et comptables. Nous recherchons donc une personne rigoureuse, organisée et proactive, capable de gérer simultanément plusieurs tâches et de faire preuve d’autonomie dans le suivi des dossiers. Une aisance dans le travail en équipe, de bonnes capacités rédactionnelles ainsi qu’une appétence pour les environnements internationaux et multiculturels seront particulièrement appréciées, de même qu’une bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Expérience et profil recherchés:
Formation: BAC + 3 minimum;
Expérienceprofessionnelle : Minimum de 5 ans d’expérience sur un poste similaire; une expérience chez un bailleur et/ou entreprise internationale serait un atout;
Excellente connaissance des milieux institutionnels serbes;
Très bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse

Langues:
Très bonne pratique du français: écrit et oral;
Très bonne pratique de l’anglais: écrit et oral;
Langue maternelle: le serbe;
Capacité à assurer ponctuellement des traductions et un appui à l’interprétariat entre le serbe, le français et l’anglais.

Compétences informatiques :
Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
Excellente maîtrise d’Excel et des tableurs (gestion de tableaux de suivi, bases de données simples, tableaux de consolidation et de reporting) ;
Maîtrise des packs office: Word, Excel, Tableur, Powerpoint; tableur/base de données
Aisance dans l’utilisation d’outils informatiques et collaboratifs (capacité à assurer un appui informatique de premier niveau : gestion des demandes informatiques, suivi des incidents, paramétrage de postes, installation et configuration de base d’équipements informatiques)

Communication:
Appétence forte pour la communication institutionnelle;
Aisance dans l’utilisation des outils de communication numérique et des réseaux sociaux

Qualités requises:
Sens de l’organisation, méthode et autonomie dans la gestion des tâches ;
Rigueur et respect strict des procédures et des délais ;
Discrétion et sens élevé de la confidentialité ;
Esprit d’initiative et capacité à anticiper les besoins ;
Bon relationnel, dynamisme et aptitude au travail en équipe dans un environnement multiculturel.

Contexte et conditions particulières:
Poste basé à Belgrade;
Déplacements possibles dans la région ou en France;
Contrat initial à durée déterminée (1 an)

Candidatures jusqu'au 22/03/2026

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
L’agence régionale des Balkans occidentaux a ouvert en 2019 et couvre 6 pays : la Serbie, l’Albanie, le Monténégro, la Macédoine du Nord, la Bosnie Herzégovine et le Kosovo. Elle est localisée à Belgrade en Serbie et dépend de la Direction Régionale Voisinage et Elargissement Européen (DREVE) basée à Istanbul. Depuis 2019, l'activité de l'agence régionale des Balkans occidentaux se caractérise par son mandat spécifique pour soutenir la convergence européenne des Balkans occidentaux vers l’adhésion à l’UE qui s’ajoute au mandat d’appui à la transition écologique de ces pays en ligne avec l’accord de Paris. Elle déploie un portefeuille de presque 2 Mds € octroyés en 6 ans concentré dans les secteurs du climat, de l’énergie, des transports, de l’environnement (déchets, gestion des ressources en eau), et dans l’appui aux banques et fonds publics de développement. L’agence a connu une croissance exponentielle de ses activités grâce à une équipe soudée et dynamique fonctionnant en mode « start-up ». Avec peu de moyens et une marge de progression importante, elle a tissé un fort relationnel avec ses contreparties et avec ses cofinanceurs. L’équipe Balkans compte 15 personnes (prestataires compris). Elle est portée par un collectif fort et soudé. L’agence régionale basée à Belgrade compte 8 personnes et fonctionne avec 4 antennes localisées à Tirana, à Pristina, à Podgorica et à Skopje. La polyvalence, la proactivité et l’esprit d’équipe font donc partie des valeurs essentielles de cette agence multisite et multiculturelle.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.