Vos missions en quelques mots Rattachés à l’Adjoint de la Directrice des ressources humaines, vous gérez un portefeuille d’agents de tous profils : titulaires et contractuels, personnels académiques, administratifs, vacataires. S’agissant de créations de poste, les missions ci-dessous pourront être amenées à évoluer. Les 4 missions ci-dessous sont communes aux 4 postes à pourvoir. Mission 1 : Accueillir, informer conseiller Prendre en charge les nouveaux agents (francophones et anglophones) : accueillir l’agent et constituer son dossier personnel Informer et conseiller les agents Répondre aux demandes des services internes Mission 2 : Assurer la gestion administrative du personnel Prendre en charge les nouveaux agents dans l’application de gestion SIHAM Créer le dossier individuel SIHAM et en assurer la bonne tenue : mettre à jour et assurer la fiabilité des données RH Suivre l’agent tout au long de sa carrière / contrat : anticiper la prise en compte d’échéances (fin de contrat, visa, …) et recueillir les modifications de situations individuelles Préparer et rédiger les actes de gestion relatifs à la carrière des personnels fonctionnaires et contractuels (reconstitution de carrière, gestion des différents congés et absences, positions, cessation d’activité,…) Préparer les dossiers de retraite à différentes phases de leur carrière, en lien avec le partenaire externe dédié Pour le personnel enseignant : gérer les heures d’enseignement dans l’outil de gestion (SAGHE), assurer le suivi Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers Veiller à tenir les personnels informés de l’issue donnée à leur situation Saisir et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord Rédiger des notes et des courriers administratifs Mission 3 : Assurer la gestion de la paye Prendre en charge les nouveaux agents dans l’application de paie SIHAM Recueillir et prendre en compte les changements de données ayant un impact sur la paie Saisir les éléments variables et contrôler ses saisies (auto-contrôle) Préparer la mise en paiement des primes et indemnités Transmettre la liste des mouvements et des pièces justificatives (contrôle croisé, lien avec l’Agence Comptable) Effectuer des contrôles a posteriori Mission 4 : Activités transversales Participer à la rédaction et mise en œuvre des procédures liées à la GRH Faire le lien avec les structures externes (ministère, rectorat, autres administrations ou structures de détachement, etc.) et les services de l’école Participer à la communication interne RH (intranet) Focus référent/expert En fonction de vos compétences, expertise et appétences, vous pourrez être plus spécifiquement positionné comme référent/expert sur l’une ou l’autre des thématiques RH. Assistanat de direction L’une des 4 personnes recrutées occupera à hauteur de 30% environ de son temps de travail les activités d'assistanat de direction. (gestion de l’agenda de la DRH, gestion d’une boîte de messagerie générique, suivi des circuits de signatures, etc.). Profil recherché Le savoir-être Discrétion et respect impératif de la confidentialité Rigueur, méthodologie, organisation Aptitude à faire des propositions et à être créatif dans la recherche de solutions Dynamisme Capacité à travailler en équipe et en transversalité Aisance relationnelle et diplomatie Autonomie Les savoir-faire opérationnels Maîtriser les dispositifs de gestion individuelle des personnels : gestion des absences, gestion de la carrière Maîtriser la codification des mouvements de paye Connaître les outils métiers : SIHAM (gestion administrative et préliquidation), OHRIS (gestion du temps), SAGHE (gestion des heures d’enseignement) Maîtriser l’outil bureautique (Word, Excel, PowerPoint) – Fonctions avancées À l’aise en anglais : traduction de documents, discussions avec les personnels étrangers, rédaction de courriels Les savoirs Connaître l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche Connaître les modalités de gestion individuelle des personnels de l’ESR (enseignants, chercheurs, enseignants-chercheurs, vacataires, BIATSS) Misant sur la complémentarité des compétences, un accompagnement individualisé sera mis en œuvre pour vous permettre une montée en compétences sur certains axes d’activités. Compétences attendues Langue anglaise : Niveau minimum B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Langues Anglais Seuil Localisation Localisation : 1, Esplanade de l Université 31080 Toulouse Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter rh-ecole@tse-fr.eu Ludivine BONADEI – DRH (ludivine.bonadei@tse-fr.eu)
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