Assistant.e de gestion administrative h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant.e de gestion administrative H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de gestion administrative

Missions

Au sein de la Direction Cadre de Vie et Domaine Public de la Ville de Bordeaux et sous la responsabilité du responsable Domaine Public et Commerce, l’assistant.e administratif.ve assure le suivi administratif des occupations du domaine public, notamment en matière de terrasses, enseignes et marchés. En appui direct aux contrôleurs de terrasses et en lien avec les autres agents du service, il.elle assure la rédaction, la mise en forme et le suivi des actes administratifs (arrêtés, courriers, notes), tout en veillant à la qualité de traitement des dossiers. Au-delà de la gestion des autorisations de terrasses, il.elle contribue à l’organisation et au bon déroulement des commissions thématiques (notamment la commission des terrasses) : préparation des ordres du jour, convocation des membres, réalisation des supports de présentation et rédaction des procès-verbaux.

Les missions principales sont les suivantes :

Gestion administrative des dossiers d’occupation du domaine public

- Rédaction et mise en forme des arrêtés

- Rédaction et envoi des courriers / courriels

- Gestion de l’outil de gestion des courriers MAARCH

Organisation et suivi des commissions (terrasses notamment)

- Préparation des ordres du jour

- Convocation des membres et réservation de salles

- Réalisation des supports de présentation (PowerPoint, documents)

- Rédaction et diffusion des procès-verbaux

Mise à jour et suivi des bases de données

- Saisie et actualisation des informations relatives aux autorisations et à la facturation

- Archivage et classement des dossiers

Appui transversal et polyvalent

- Soutien ponctuel à la gestion administrative des marchés et enseignes

- Mise en forme de notes internes et documents divers

- Contribution à l’harmonisation des pratiques administratives au sein du service

Relation avec les usagers et partenaires internes

- Réponses administratives aux commerçants et interlocuteurs

- Interface avec les services internes

Horaires :

Plages fixes et variables sur une plage horaire de 7h15 à 19h15

Profil attendu

Vous avez une bonne maîtrise des règles de gestion administrative au sein d'une collectivité territoriale et des circuits de validation.

Vous possédez des notions en gestion des finances publiques (redevances, titres de recettes), ainsi qu'au niveau du cadre réglementaire de l'occupation du domaine public (terrasses, enseignes, marchés).

Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et une utilisation fluide des outils numériques.

Vous avez une grande capacité rédactionnelle (arrêtés, courriers, procès-verbaux, notes, présentations), ainsi que de grandes qualités relationnelles.

Votre sens de l'organisation, votre réactivité, votre esprit d'équipe, et votre discrétion professionnelle sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.

Nos avantages

Conditions de travail attractives :

Organisation : 5 jours par semaine (36h50), télétravail sous conditions, jusqu'à 28 jours de RTT et 35 jours de congés annuels, compte épargne-temps.

Rémunération : statutaire + RIFSEEP collaborateur

Avantages sociaux : participation employeur pour la mutuelle (facultative), la prévoyance (obligatoire), les transports en commun (à hauteur de 75%) et/ou forfait mobilités durables (jusqu'à 300 € par an). Accès à la restauration collective avec tarifs préférentiels et au Comité des Oeuvres Sociales de la Ville de Bordeaux.

Date de prise de poste souhaitée

01/01/2026