Sous l'autorité hiérarchique du directeur
En relation fonctionnelle avec l'équipe pluridisciplinaire
L'assistant(e) de direction assiste l'équipe de direction dans le cadre de ses missions.
Suivi de la gestion des ressources humaines :
- - Assure la finalisation du recrutement des nouveaux salariés (déclaration unique d'embauche, préparation des contrats de travail)
- - Suivi des dossiers du personnel,
Suivi de la prise en charge des résidents :
- Constitution et tenue des dossiers individuels des résidents en lien avec la famille et l'assistante sociale,
- Gestion des dossiers de demandes d'admissions et liste d'attente,
- Suivi de la présence des résidents. Gestion du tableau de présence des résidents pour exploitation comptable et facturation par le service concerné,
Vie institutionnelle :
- Organise l'affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l'établissement et veille à son actualisation.
- Participe à l'actualisation régulière des documents institutionnels.
- Assure la tenue et l'actualisation (annuelle ?) des classeurs de protocoles de l'établissement.
- Elaboration des courriers ou notes à destination des familles.
- Gestion et suivi de certains plannings (utilisation des salles de réunion, des véhicules, etc.)
- Assure la centralisation des clefs de l'établissement.
Suivi de la maintenance et des prestataires :
- Organise le suivi général de la maintenance de l'établissement vis-à-vis des prestataires identifiés,
- Fait intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l'établissement est sous contrat,
- Le cas échéant, fait deviser de nouveaux prestataires,
- Rend compte des interventions, organise la centralisation de ces informations,
Missions générales :
Assure l'accueil physique et téléphonique Enregistre, trie et répartit les courriers, fax et les mails. Organise les envois des courriers. Assure la frappe et la mise en forme de documents de l'équipe de direction Classe et archive numériquement les documents de l'établissement (courriers, dossiers des salariés, des usagers.) Transmet aux services concernés les informations nécessaires à la tenue des dossiers. Regroupe et assure le suivi du stock de fournitures administratives, gère les réapprovisionnements ou achats divers nécessités par le service qui seront validés par le Directeur, Assure le suivi des commandes et des livraisons, Préparation des variables pour transmission à la comptable sociale. Participe à la vie institutionnelle : assiste à certaines réunions et en fait le compte rendu sur demande de la Direction.
Titulaire d'un BTS de secrétariat de direction, ou d'Assistant Manager.
Horaires de travail : du lundi au vendredi / 37heures hebdomadaires donnant droit à 12 jours de jours de repos compensateurs selon présence effective.
Compte épargne temps à partir d'un an d'ancienneté.
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
L'association Autisme en Île-de-France (AeIDF) est une association active depuis plus de 30 ans en région Ile de France, et spécialisée dans l'accompagnement de personnes avec autisme. « Elle a pour objectif de promouvoir, créer et développer en Île-de-France tout mode d'accompagnement des personnes avec autisme, de l'enfance jusqu'à la vieillesse, et, plus généralement, de fluidifier le parcours de prise en charge de l'autisme en s'appuyant sur les recommandations de bonnes...
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