Responsable planification et administration rh f/h

La SPL Le Voyage à Nantes recherche, pour le service administratif du site des Machines de l’Île, un ou une Responsable planification et administration RH. Le service administratif du site des Machines de l’Île regroupe 18 collaborateurs et collaboratrices réparti·es au sein de 3 pôles, dont le pôle planification et administration RH. Mission principale : Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable administrative du site des Machines de l’île et en lien avec la Direction RH, vous assurez la responsabilité des missions de planification et de suivi du temps de travail ainsi que des missions d’administration RH pour le site des Machines de l’Île. Vous garantissez pour l’ensemble des services l’organisation, la planification et le suivi du temps de travail. Vous assurez l’encadrement des deux salariées du pôle planification et administration RH. Principales activités : 1. En lien avec la Direction RH, être garant·e de l’usage du logiciel de GTA Chronos (planification/suivi du temps) et être force de proposition pour toute évolution pouvant améliorer son utilisation 2. Dans le respect des dispositions légales et contractuelles, élaborer, organiser, tenir à jour les plannings des salariés du site (environ 100 salariés) afin de garantir une présence de personnel adaptée aux besoins, en lien avec les responsables de service, notamment : - en élaborant les plannings collectifs et en les adaptant en fonction de la saisonnalité, des absences… - en réalisant les bilans individuels périodiques du temps de travail - en préparant et validant, en lien avec les responsables de service, les éléments variables de paie transmis à la Direction RH - en assurant des études de planification et de temps de travail en lien avec les besoins du site 3. Assurer l’interface avec la Direction RH, notamment : - en réalisant le suivi de la gestion des temps et absences, la planification des visites médicales, la transmission des demandes d’embauche et des documents afférents à la Direction RH, la programmation des actions de formation… - en assurant un 1er niveau d’information RH en réponse aux demandes des salariés - en accueillant les nouveaux salariés : transmission des contrats de travail et des informations nécessaires à la prise de fonction - en centralisant les besoins du site en effectif pour l’année N1 et en assurant le suivi au cours de l’année 4. Assurer l’encadrement des salarié·es du pôle planification et administration RH 5. Harmoniser et optimiser les procédures en place dans une logique d’amélioration continue des missions du pôle planification et administration RH 6. Contribuer au processus de recrutement du site des Machines (organisation du suivi des candidatures, sélection des CV, participation aux entretiens de recrutement…) 7. Aider à l’élaboration administrative du plan de développement des compétences du site : formalisation des demandes, information des salariés… - Formation BAC3/4 : administration, gestion, gestion RH - Expérience de 5 années minimum dans un poste similaire - Connaissances en planification et suivi du temps de travail - Capacité à utiliser un outil de gestion des temps et des activités (Chronos idéalement) - Connaissances en gestion administrative des Ressources Humaines (contrats de travail, temps de travail) - Capacité à utiliser les fonctions avancées d’Excel - Capacité à détecter et diagnostiquer les problèmes d’un logiciel de planification du temps de travail - Capacité à écouter, comprendre et répondre aux demandes des salariés - Capacité à décider, à fédérer et à encadrer une équipe - Confidentialité et discrétion - Intelligence situationnelle - Intérêt pour le secteur culturel, artistique et/ou touristique et les activités du Voyage à Nantes - Intérêt pour les enjeux culturels, sociaux et environnementaux d’une démarche RSE en entreprise Le Voyage à Nantes est une société publique locale (SPL) créée en janvier 2011 et chargée de la promotion du dispositif culturel mis en place par Nantes, et plus généralement de la destination Nantes Métropole. À cette fin, ce qui en fait son exemplarité, la SPL Le Voyage à Nantes produit chaque été un événement qui met en scène ce dispositif via un parcours urbain enrichi de propositions d'œuvres d'art, temporaires ou définitives, dans l'espace urbain. Aujourd'hui « Le Voyage permanent » est ainsi une collection de plus de 120 œuvres qui amènent à la découverte de la ville. Dans la continuité du Voyage permanent et de l'événement estival, Le Voyage à Nantes propose depuis 2022 « Le Voyage en hiver ». A l'occasion des vacances de Noël, la ville est réinterprétée de façon singulière et sensible par le regard d'artistes qui s'emparent de cette ambiance si particulière des fêtes de fin d'année. La SPL rassemble au sein d'une seule structure, tourisme et sites culturels phares : L'Office de tourisme de Nantes Métropole, Le Château des ducs de Bretagne et Mémorial de l'abolition de l'esclavage, Les Machines de l'île : Galerie, Éléphant et Carrousel des Mondes Marins, La HAB Galerie, Le Parc des Chantiers, La collection permanente d'œuvres d'art Estuaire, de Nantes à Saint Nazaire. Le Voyage à Nantes mène une politique RH de proximité et s’attache à promouvoir l’égalité des chances en luttant contre toute forme de discrimination liée à l’âge, au sexe, à l’origine, à un handicap ou à toute autre caractéristique personnelle. Pour ce faire, Le Voyage à Nantes a conclu différents accords d’entreprise (égalité professionnelle et qualité de vie et des conditions de travail…) et a mis en place plusieurs chartes internes (prévention et lutte contre les agissements sexistes et le harcèlement sexuel…) encourageant la diversité et renforçant la cohésion sociale.