Pref35 - secrétaire au sein du pôle « secrétariat particulier du préfet »

Informations générales Organisme de rattachement Préfecture d'Ille-et-Vilaine Référence MINT_BA035ATC-109253 Date de début de diffusion 15/09/2025 Date de parution 28/01/2026 Date limite de candidature 31/12/2025 Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste PREF35 - Secrétaire au sein du pôle « Secrétariat particulier du Préfet » Description du poste RIFSEEP : 1 Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique. Personnes à contacter : La cheffe de Cabinet : maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr Le directeur de cabinet : gabriel.morin@ille-et-vilaine.gouv.fr Vos activités principales Placé sous l’autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et de la cheffe de cabinet, le titulaire du poste : 1 – En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet : - Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications, - Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet, - Gestion de l’agenda du préfet : planification, organisation et suivi des réunions ; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations - Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d’orientations aux services attributaires, - Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents), - Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet, - Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet : félicitations, remerciements, vœux…. - Coordination, avec le personnel de résidence, de l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet : élaboration et envoi d’invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table. 2 – organise et coordonne le fonctionnement et l’activité du pôle « Secrétariat particulier » : - Suivi de l’agenda du directeur de cabinet, - Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels, - Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles, - Organisation d’audioconférences et de visioconférences, - Rédaction des déclarations d’absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale, - Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral, - Suivi des notes hebdomadaires de permanence, - Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture), - Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques). 3 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle Conditions particulières d'exercice Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation. Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistantes pour assurer l’ouverture du secrétariat particulier en continu de 08h00 à 19h00. Il nécessite disponibilité et discrétion. Le poste n’est pas télétravaillable. Descriptif du profil recherché Connaissances techniques : - avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis - connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – requis Savoir- faire : - savoir travailler en équipe : niveau maîtrise– requis - avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis - savoir rédiger : niveau pratique - requis - savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis Savoir-être : - avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis - savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis - savoir communiquer : niveau maîtrise - requis - s'avoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis Informations complémentaires Informations complémentaires Votre environnement professionnel Activités du service Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la Direction des sécurités. Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication. Le pôle secrétariat particulier est le garant de la coordination des activités du Préfet et de la Directrice de cabinet, en tenant compte des différentes missions afférent à un préfet de département, de région et de Zone de défense. Composition et effectifs du service - Chefferie de pôle : 2 agents - Pôle secrétariat particulier : 3 agents - Pôle conducteurs : 4 agents - Pôle communication interministérielle : 3 agents - Pôle affaires institutionnelles et protocolaires : 4 agents Liaisons hiérarchiques Préfet Directeur de cabinet Cheffe de cabinet Durée sur le poste : 3 ans minimum Liaisons fonctionnelles Le corps préfectoral, les élus (les parlementaires, le Conseil Départemental, le Conseil Régional, les Maires), l’ensemble des services déconcentrés de l’État, à l’échelle du département et de la région, les services ministériels, les personnalités départementales et les partenaires extérieurs. Emploi type : Assistante d'administration générale Fondement juridique du recrutement Fondements juridiques :Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique. Localisation du poste Europe, France, Bretagne, Ille et Vilaine (35) Géolocalisation du poste Lieu d'affectation (sans géolocalisation) RENNES Date de vacance de l'emploi 01/11/2025 Contact 1 maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr/gabriel.morin@ille-et-vilaine.gouv.fr