Office manager (h/f)

Rattaché(e) au Directeur Général, l'Office Manager occupe une fonction centrale de pilotage administratif, organisationnel et logistique.
Vous accompagnez directement la Direction, le CODIR et les instances de gouvernance, sécurisez leur fonctionnement, et assurez la
gestion des services généraux et des moyens matériels, dans un contexte de développement et de structuration de Citéo Médiation.

Ce que nous attendons de vous :
- Assistance à la direction, au CODIR et aux instances de gouvernance :
- Vous organisez et coordonnez l'agenda de la Direction
- Vous préparez, organisez et gérez le suivi des réunions (Direction, CODIR, Conseil d'Administration, Comité Perma, Copil
Imaginaction)
- Vous gérez les convocations, les ordres du jour, les supports et les dossiers administrateurs
- Vous rédigez, mettez en forme et diffusez des comptes rendus et procès-verbaux
- Vous assurez le suivi des décisions, délibérations et des plans d'actions issus des instances
- Vous gérez l'interface administrative entre la Direction/ CODIR, les Administrateurs, les Responsables d'unités et services
supports
- Vous contribuez à la structuration et à la fiabilisation des processus de gouvernance avec : les circuits de validation, le
calendrier annuel des instances, l'archivage et la traçabilité des documents statutaires
- Vous êtes un appui à la Direction dans la préparation de dossiers stratégiques et institutionnels
- Gestion des services généraux :
- Vous gérez le pilotage des services généraux à différents niveaux :
- Locaux (siège, antennes, sites)
- Accueil, courrier, fournitures
- Maintenance, entretien et sécurité
- Vous assurez le suivi et la gestion des prestataires ainsi que des fournisseurs : contrats, renouvellements, qualité de service
- Vous contribuez à une gestion optimisée et responsable des ressources (sobriété, mutualisation, durabilité)
- Gestion et suivi des moyens matériels :
- Vous gérez l'ensemble du parc matériel :
- Informatique et téléphonie (en lien avec les prestataires)
NOUS RECRUTONS
Un(e) Office Manager - Appui à la
direction et à la gouvernance (H/F)
- Le mobilier et les équipements
- Les véhicules ou matériels spécifiques
- Vous organisez des inventaires et gérez le suivi des affectations
- Vous anticipez les besoins liés aux projets et à la croissance des équipes
- Vous êtes un appui logistique aux équipes opérationnelles
- Appui administratif transversal :
- Vous êtes un appui administratif auprès des fonctions support (RH, finance, exploitation)
- Vous suivez l'administratif de dossiers transversaux : assurances, contrats cadres, conventions
- Vous contribuez à l'amélioration continue des outils et process internes
- Vous veillez à la conformité administrative et à la fiabilité documentaire

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous possédez une première expérience confirmée (5 ans minimum) sur un poste équivalent (Office Manager, Assistant(e)
de direction/ de gouvernance, Responsable de services généraux) et êtes diplômé(e) dans ce domaine (bac +3 à bac+5 en
gestion, administration, management, assistanat de direction)
- Vous avez une excellente organisation et savez gérer les priorités
- Vous avez de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs,
- Vous avez une bonne capacité à travailler en interface avec des instances décisionnelles
- Vous êtes rigoureux, avez le sens de la confidentialité et de la fiabilité
- Sur le plan du savoir-être :
- Vous avez une posture facilitatrice et le sens du service
- Vous êtes autonome, proactif et discret
- Vous avez une capacité à évoluer dans un environnement complexe et en transformation
- Vous adhérez aux valeurs de Citéo Médiation : médiation, coopération, utilité sociale