Description entreprise :
L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.
L’Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l’un de l’autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.
Elle dispose ;
* d’une bibliothèque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site René Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et expérimentales (site Monod) et en éducation (site Descartes).
* d’un théâtre : la salle Kantor ;
* d’un studio de cinéma : la salle Jean-Claude Carrière ;
* de deux salles de musique ;
* de deux gymnases
* de deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod.
Son budget annuel est d’environ 150 M €.
L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.
Description du poste :
MISSIONS :
Assurer les démarches administratives et financières des chercheurs et enseignants chercheurs dans leur quotidien.
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la
structure.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
ACTIVITES :
Activités principales
• Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers).
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines.
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Coordonner les aspects logistiques de la structure.
Activités secondaires
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Classer et archiver des documents.
• Retranscrire des informations orales à l'écrit.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
Description du service
Le CRAL est une Unité Mixte de Recherche (UMR 5574) qui dépend de 3 tutelles : UCBL, CNRS/INSU, ENS de Lyon. Le CRAL est présent sur 2 sites : le site Monod (ENS de Lyon) et
l’Observatoire de Saint-Genis Laval (UCBL). Le CRAL est intégré à l’Observatoire des Sciences de l’Univers de Lyon (OSUL), une entité relevant de l’INSU au statut dérogatoire composée de 2 Unités
Mixtes de Recherche (CRAL et LGL/TPE) et d’une Unité d’Appui à la Recherche (Comet), qui se déploie sur des sites dépendant de 3 établissements : l’ENS de Lyon et l’UCBL à Lyon, et l’UJM à St
Étienne.
Possibilité de service partagé.
Déplacements ponctuels sur les sites de Saint-Genis-Laval et de Villeurbanne (Délégation Régionale du CNRS).
Dans ce contexte, le poste demande un certain degré d'autonomie, une organisation et une communication avec le reste de l'équipe.
Dans un environnement multi-tutelles, le poste requiert une grande polyvalence et des compétences
variées. En effet, une intervention sur tous les domaines de la gestion administrative et financière est nécessaire (commandes, missions, gestion des contrats de recherche, recrutements, convention de stage, tableaux de suivi et reporting ... ).
Relation hiérarchique
Encadrant direct : Responsable administrative et financière du laboratoire Directeur de l’Unité
Relations fonctionnelles
Technologies actuellement déployées :
PC Portable
Mise à disposition des logiciels de gestion des tutelles
Vous maîtrisez les outils/environnements suivants :
Une connaissance de la structure organisationnelle de l'Ecole et du CNRS est requise ainsi qu'une maitrise des procédures et des applications (Stella, GFC, FEVE, GED Nuxéo, Cueillette, Geslab,
Webcontrat, Reseda...).
Profil recherché :
COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances sur l’environnement professionnel
• Connaissances budgétaires générales
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques de communication
• Culture internet
• Environnement et réseaux professionnels
• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Techniques de communication
• Techniques d'élaboration de documents
• Objectifs et projets de l'établissement
• Finances publiques
Savoir-faire opérationnels
• Accueillir les populations concernées
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Travailler en équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Savoir Être
• Sens de l'organisation
• Rigueur /fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.