Un(e) office manager

Le poste et ses missions

Sous la responsabilité de la Direction Générale, vous jouerez un rôle central, contribuant activement aux tâches suivantes :

Comptabilité / facturation:

Fournisseurs

* Centralisation de la réception des factures auprès du service comptabilité
* Préparation et vérification des factures à régler

Clients

* Emission des factures clients
* Suivi des factures impayées, relances et gestion du recouvrement.
* Gestion documentaire des clients
* Création des clients, missions et des factures clients via notre ERP
* Assurer le lien avec le service comptabilité

Banques

* Intégrations bancaires quotidiennes des règlements émis
* Cash Management

Services généraux et QVT

* Assurer la sécurité et le confort de nos collaborateurs ainsi que des espaces/ outils de travail
* Participation à la négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, téléphonie, Internet etc..)
* Supervision de l’entretien des locaux
* Gestion des commandes des fournitures et équipement des locaux
* Accueil des visiteurs
* Accueil téléphonique
* Suivi de l’état du parc informatique (ordinateur, écrans etc.) et gestion du renouvellement en lien avec les services SI du groupe

Gestion administrative & Administration du personnel

* Gestion de l’Onboarding + Offboarding des collaborateurs
* Mise à jour des données administratives de l’entreprise
* Gestion de la flotte de véhicules de fonction
* Préparation des paies avec les services du groupe (incluant le suivi des congés/RTT/absences des collaborateurs)
* Préparation des commandes de titres restaurant
* Suivi et organisation des visites médicales

Autres responsabilités :

* Organisation de petits déjeuners/ réunions d’équipes
* Participation à l’organisation d’évènements internes et externes

Poste à pourvoir en CDD dès que possible.